V procesu zpracování a přípravy dokumentů je důležitá role jejich schvalování, které může být interní, kde dokumenty schvalují útvary samotné organizace nebo externí, spojené se schvalováním dokumentů jinými institucemi. Zákonně správně dohodnutý dokument dává právo podniknout kroky stanovené zákony, normami a pravidly. Dokumenty, které prošly schvalovacím postupem, jsou zapečetěny nebo orazítkovány.
Instrukce
Krok 1
Při práci jako zaměstnanec organizace, mezi jehož odpovědnosti patří interní a externí schvalování dokumentů, je nutné mít jasné informace o tom, která oddělení společnosti jsou za jejich schválení odpovědná.
Krok 2
Vytvořte seznam dokumentů, které budou muset být schváleny po celou dobu práce. Mějte jasno v odděleních odpovědných za jejich schválení. Vytvořte tabulku, která bude uvádět typy dokumentů podléhajících povinnému schválení, oddělení odpovědná za provádění této práce, pozice, příjmení, jména, příjmení zaměstnanců, jejich telefony a e-mailové adresy.
Krok 3
Rozhodněte o dokumentu, který je třeba schválit. Vytvořte plán označující pořadí, ve kterém kontaktujete oddělení ve vaší organizaci. Zjistěte termíny pro dokončení práce tím, že si promluvíte s každým zaměstnancem všech divizí společnosti odpovědných za schválení dokumentu.
Krok 4
Věnujte zvláštní pozornost podmínkám schválení dokumentu, rychle reagujte na jakékoli změny, které v něm provedl zaměstnanec oddělení. Máte-li jakékoli pochybnosti o úpravách provedených v dokumentu, nezapomeňte se poradit se specialisty organizace a objasnit všechny nuance. To v budoucnu pomůže zkrátit dobu schvalování a umožní vám legálně správně vypracovat dokument.
Krok 5
V každém oddělení organizace se po absolvování schvalovacího postupu vloží vízum do dokladu. Může to být razítko oddělení nebo razítko „Schváleno“s uvedením pozice zaměstnance, jména a podpisu. Zajistěte, aby jej každý zaměstnanec odpovědný za schválení dokumentu správně podepsal. V opačném případě to nebude podepsáno vedoucím organizace.
Krok 6
Posledním odkazem na schválení dokumentu je vedoucí podniku. Dokument je považován za právně schválený, pouze pokud je podepsán vedením, zaměstnanci všech oddělení, pečetí nebo razítkem podniku.
Krok 7
Pokud externí koordinace dokumentů vyžaduje jejich schválení různými institucemi, podívejte se na seznam organizací, o které se musíte ucházet. Zjistěte podrobné informace o odděleních, jejich zaměstnancích zapojených do koordinace. Zavolejte jim nebo pošlete e-mail s uvedením požadovaného seznamu dokumentů. Dohodněte si čas schůzky.
Krok 8
Připravte seznam problémů týkajících se doby schválení a postupu provádění změn pro zaměstnance instituce zapojené do externího schvalování dokumentů. Udělejte oficiální prohlášení v předepsané formě s uvedením seznamu dokumentů, které mají být schváleny. Kontrolovat načasování schvalování dokumentů a správnost jejich provádění.
