Registrace dokumentů je proces vyjádřený v opravě pověření o konkrétním dokumentu při jeho odeslání, přijetí, vytvoření. V současné době se používá deník, karta a automatizované formy registrace dokumentů.
Interní registrace dokumentů je nedílnou součástí činnosti jakéhokoli státního nebo městského orgánu, instituce, obchodní organizace nebo jednotlivého podnikatele. V praxi se tento proces scvrkává na opravu základních informací o dokumentu ve speciálním formátu, který se používá pro interní registraci.
V tomto případě interní registraci obvykle podléhají nejen příchozí a odchozí dokumenty, ale také dokumenty vytvořené v samotné organizaci (například smlouvy s protistranami). Odpovědnosti za registraci dokumentů jsou často svěřeny sekretáři nebo úředníkovi; ve velkých organizacích jsou za účelem optimalizace tohoto procesu vytvářena celá oddělení.
Jaké jsou formy interní registrace dokumentů?
Nejběžnější formou interní registrace dokumentů je stále registrace deníku. V tomto případě se informace o dokumentech zapisují do zvláštního deníku rozděleného do několika sloupců. Nezapomeňte zadat údaje o datu přijetí, odeslání nebo vytvoření dokumentu, jeho registračního čísla, jména a krátkého popisu.
Alternativní formou je kartová registrace dokumentů, ve které se informace o každém dokumentu vkládají na samostatnou kartu, pravidla pro vyplňování, která jsou předem schválena. A konečně, za nejprogresivnější formu se považuje automatická registrace dokumentů, která minimalizuje papírování.
Jaká je nejvhodnější forma pro organizaci?
Deníkovou formu interní registrace dokumentů lze efektivně využít v malých organizacích, kde za provádění příslušných postupů odpovídá jeden specialista. Nevýhodou tohoto formuláře je, že není možné, aby několik zaměstnanců současně pracovalo na registraci dokumentů, takže není vhodný pro velké společnosti. Navíc za přítomnosti několika časopisů o registraci dokumentů (například v různých odděleních) často dochází k záměně s jejich registračními údaji.
Tyto nevýhody překonává interní formulář registrační karty, který umožňuje rychle a efektivně zaznamenávat informace o libovolném počtu dokumentů. Pokud je cílem společnosti minimalizovat papírování, doporučuje se použít automatický interní registrační formulář, který bude vyžadovat specializovaný software.
