Důležitá rozhodnutí učiněná na schůzi, schůzi nebo schůzi by měla být zaznamenána do zápisu, aby mohla být přijata k provedení. K tomu je v první řadě nutné správně sepsat protokol a věnovat velkou pozornost jak formě, tak obsahu dokumentu. Navzdory nedostatku jediné formy zde existují určité zvláštnosti.
Instrukce
Krok 1
Připravte si listy A4 nebo firemní hlavičkový papír (pro interní dokumenty). To vám ušetří ruční zadávání všech podrobností (název organizace, adresa atd.). Do horního středu listu okamžitě napište název „Minuty“a pod ním krátkým písmem popište podstatu - hlavní téma schůzky. Uveďte datum a místo konání události. Nyní začněte vyplňovat povinnou úvodní část, která se týká seznamu účastníků schůzky, kteří jsou přímo zapojeni do přijímání obecných rozhodnutí.
Krok 2
Na začátek napište příjmení, jméno, příjmení a pozici vedoucího (předsedy schůze). Ve stejném formátu uveďte podrobnosti o sekretáři, který pořizuje zápis ze schůze. Dále v části „Zúčastnil se“seznam všech, kteří se schůzky zúčastnili (celé jméno, pozice). V případě velkého počtu účastníků, jejichž seznam se nevejde na stránku, uveďte jejich celkový počet a připojte kompletní seznam v samostatném dokumentu. Nezapomeňte na něj vytvořit odkaz na konci protokolu v části „Dodatek“. Umístěte sekci „Agenda“jako další blok v minutách. Zde v číslovaném seznamu uveďte seznam všech čísel této schůzky.
Krok 3
Vyplňte obsah protokolu v přísném souladu s pořadím uvedeným v agendě. Každý z odstavců by měl obsahovat tři oddíly. V prvním z nich („Poslechnuto“) uveďte texty zpráv a nezapomeňte uvést jména a iniciály a pozice mluvčích. V části „Řečníci“v podobném formátu uveďte další účastníky schůzky, kteří se během diskuse ujali slova. V další části s názvem „Rozhodnuto“uveďte seznam rozhodnutí, která byla přijata během slyšení, uveďte počet odevzdaných hlasů „proti“, „pro“nebo „zdrželi se“. Dále umístěte podpisy předsedy schůzky a tajemníka.
