Spolupráce se zahraničními partnery se pro ruské podniky již stala normou. Výměna delegací, která je součástí pracovního procesu, je tedy také poměrně častým jevem. Pokud ale hostujete své zahraniční nebo ruské partnery v podniku poprvé, měli byste vzít v úvahu několik nuancí, aby nezasahovaly do navázání obchodních kontaktů a nezkazily dojem ze schůzky.
Instrukce
Krok 1
Pozvánka na schůzku by měla být zaslána co nejdříve, i když bylo dosaženo předběžné dohody. To je známka toho, že si vysoce ceníte času svých partnerů a respektujete jejich zaneprázdnění.
Krok 2
Po přijetí potvrzení uveďte počet členů přicházející delegace. Je lepší, když dostanete seznam hostů s uvedením polohy a pod dohledem. Vyberte složení své delegace v souladu s tímto seznamem, pokud jde o počet, měla by být přibližně stejná jako delegace hostů. Diskutujte s hosty o tom, jakým jazykem raději komunikují, a postarejte se sami o tlumočníka, i když hosté přijdou s vlastním tlumočníkem.
Krok 3
Dozvíte se o oblasti odpovědnosti a kompetence každého z vašich hostů. Zahraniční partneři jsou zpravidla při dodržování oficiálního velení velmi přísní, takže musíte mít jasnou představu o tom, o kterých problémech je ten či onen host oprávněn diskutovat.
Krok 4
Připravte a dohodněte se na seznamu problémů, o kterých budete muset diskutovat. Shromážděte všechny materiály a dokumenty, které byste mohli potřebovat. Rozhodněte, jaké dokumenty budou podepsány v důsledku jednání, a diskutujte, v jakém režimu budou prováděny: doba trvání, přestávky.
Krok 5
Vyberte si pohodlný pokoj na základě počtu lidí, kteří se účastní schůzky. Každý z nich by měl mít místo, kde se může pohodlně ubytovat, protože mezi přestávkami budete muset sedět několik hodin. Ujistěte se, že během schůzky se podává čaj, káva, sušenky a na stole jsou sklenice a minerální voda. Pokud to nikomu nevadí, nezapomeňte dát popelníky.
Krok 6
Požádejte hosty o souhlas se zvukovým záznamem ze schůzky, který nelze provést bez svolení. Posaďte hosty čelem ke dveřím, tato psychologická nuance jim umožní, aby se necítili stresovaní. Požádejte, abyste se během jednání nenechali rozptylovat vnějšími telefonními hovory. Připravte deníky a pera pro hosty.
Krok 7
Nenuťte hosty, aby vás hledali, až dorazí na místo setkání. Někdo se s nimi musí setkat ve vestibulu budovy a doprovodit je do místnosti, kde se budou jednání konat.
