Správně organizovaná kancelářská práce v organizaci nebo podniku umožňuje udržovat dokumenty v pořádku a kdykoli kontrolovat jejich pohyb. Pokud činnost vaší společnosti souvisí s uzavíráním smluv, uschovejte příslušný deník jejich účetnictví. Dobře navržený časopis umožní zaznamenat podrobnosti dokumentů a jejich chronologii.
Nezbytné
- - deník pro zaznamenávání dokumentace;
- - materiály, které mají být zaznamenány;
- - plnicí pero;
- - tužka;
- - nůžky;
- - pravítko;
- - papír;
- - vlákna;
- - jehla;
- - lepidlo.
Instrukce
Krok 1
Najděte vhodný formulář pro vedení knihy jízd. Současně vycházejte z naléhavých potřeb organizace a zvláštností kancelářské práce. V poslední době se elektronické formy účetnictví dokumentace rozšířily, ale při seznámení manažerů s nimi není vždy výhodné. V nejjednodušším případě můžete účetní deník sestavit ve standardním velkoformátovém notebooku.
Krok 2
Očíslujte stránky časopisu tak, že v dolní nebo horní části každého listu uvedete pořadová čísla. Šijte celý blok stránek se silným vláknem a konce vedou za poslední stránku časopisu. Na malý kousek papíru napište, kolik listů kniha obsahuje. Přilepte tento štítek na poslední stránku v řadě, protáhněte konce vlákna pod ním, svázané uzlem. Když lepidlo zaschne, připevněte sem pečeť dokumentů a podpis osoby, která časopis vydala.
Krok 3
Začněte navrhovat svou titulní stránku. Na přední stranu deníku napište název deníku, například „Deník smluv“. Do popisu uveďte název organizace (společnosti) a její hlavní podrobnosti. Ponechte dva řádky pro počáteční a konečné datum deníku. Všechny tyto informace nelze zadat ručně, ale předtištěné na tiskárně a poté úhledně přilepené k obálce časopisu.
Krok 4
Rozdělte pracovní stránky deníku do tolika sloupců, kolik je požadováno pro úplný popis dokumentů, které mají být zaznamenány. Nezapomeňte uvést sloupce pro sériové číslo, datum přijetí dokumentu, uzavření smlouvy, uvolnění objednávky atd. Ponechejte samostatný sloupec se stručným popisem podstaty dokumentu a jeho hlavního obsahu. Zajistěte také místo pro podpis osoby, která přijala dokument k provedení.
Krok 5
V případě potřeby zaregistrujte deník v kanceláři (sekretariátu) a přidělte mu příslušné číslo a další podrobnosti. Po registraci lze účetní deník použít k zamýšlenému účelu.
