Existují určitá pravidla pro psaní průvodního dopisu, která je třeba dodržovat. Pro všechny typy písmen neexistuje univerzální šablona. Při dodržení požadavků obecného stylu však můžete vytvořit příslušný papír.
Instrukce
Krok 1
Průvodní dopis se nejčastěji používá k odeslání balíčku dokumentů. Je koncipován v přísně formálním obchodním stylu. Adresováno konkrétní osobě nebo organizaci. Pokud je odesílatel právnická osoba, musí být průvodní dopis na hlavičkovém papíře organizace. V těle dopisu by mělo být uvedeno datum odeslání, registrační číslo (přiděleno podle odchozího deníku), název organizace nebo adresáta (mělo by být uvedeno celé příjmení, jméno a příjmení). Adresát musí začínat slovy „ Vážení … - a pak podle jména a příjmení … Text průvodního dopisu musí obsahovat záhlaví, obecný text, včetně seznamu dokumentů připojených k dopisu, podpis. Pokud je odesílatel průvodního dopisu právnickou osobou, pak pečeť a informace o dodavateli (příjmení a iniciály, kontaktní telefonní číslo).
Krok 2
Průvodní dopis lze také sestavit v elektronické podobě při odesílání souborů, dopisů a obrázků. V tomto případě je sepsán průvodní dopis, který má objasnit obtížné body, uvést termín nebo něco přidat. Odesláno v samostatném souboru od aplikací.
Název takového průvodního dopisu by měl odpovídat na hlavní otázku - „O čem?“Například o nákupu, o konferenci atd.
Krok 3
Text motivačního dopisu můžete začít následujícími frázemi: „V souvislosti se smluvními podmínkami č. 1 ze dne 00.00.00 vám zasíláme balíček dokumentů …“; „Posíláme vám ověřovací materiály …“atd.
