Obsah a provádění dokumentů a obchodních dokumentů, které doprovázejí činnosti jakéhokoli podniku nebo organizace, jsou upraveny příslušnými dokumenty a státními normami. Průvodní dopis odkazuje na obchodní dokumenty, takže musí splňovat konstrukční požadavky stanovené normou GOST R 6.30-2003.
Instrukce
Krok 1
Průvodní dopis je vypracován stejným způsobem jako běžný dopis. Napište jej na hlavičkový papír vaší společnosti, který obsahuje celé jméno, poštovní adresu, podrobnosti, e-mailovou adresu, kontaktní fax a telefonní číslo.
Krok 2
V pravém horním rohu uveďte adresáta dopisu, jeho příjmení a iniciály, zastanou pozici, organizaci, její adresu a nezapomeňte na rejstřík sídla, kde se nachází.
Krok 3
V předmětu předmětu dopisu můžete uvést „Krycí dopis k předané dokumentaci“, není třeba dělat záhlaví dopisu. Začněte tradiční adresou: „Vážení …!“. Dále napište standardní frázi „Posíláme vám …“a uveďte obecný název balíčku dokumentů, ke kterému připojujete tento motivační dopis. V případě potřeby uveďte, na základě jakých dohod nebo požadavků se tato dokumentace zasílá.
Krok 4
Průvodní dopis lze také použít pro běžnou obchodní korespondenci. Pokud máte pro tohoto adresáta nějakou další zprávu, můžete ji napsat do druhého a třetího odstavce.
Krok 5
Podle toho, kolik dokumentů bude připojeno k tomuto dopisu, napište slovo „Příloha:“nebo „Přílohy:“. Pokud je dokument v jednotném čísle, uveďte za dvojtečkou jeho název, kolik listů dokumentu a kolik kopií je odeslán.
Krok 6
Pokud existuje více dokumentů, měl by být jejich seznam sestaven jako očíslovaný seznam, každé číslo by mělo být zapsáno do nového řádku. Za číslici čísla uveďte název dokumentu, počet listů a kopií.
Krok 7
Podepište dopis úředníkovi, který je oprávněn takové dopisy podepsat, opatřit svým podpisem a potvrdit pečetí podniku.
Krok 8
Dole nezapomeňte uvést exekutora tohoto průvodního dopisu, jeho příjmení, iniciály a kontaktní telefonní číslo.
