V průběhu své činnosti vysílá mnoho podniků své zaměstnance na služební cesty. Zdálo by se, že to není nic složitého - jen zaměstnanec šel na úkol a vrátil se z něj. Ale i taková jednoduchá událost vyžaduje poměrně objemný dokumentační proces.
Nezbytné
- - cestovní certifikát
- - přiřazení služby
- - objednávka na služební cestu
- - předběžná zpráva
- - zpráva o provedené práci
Instrukce
Krok 1
Dokončete úkol pro zaměstnance s podrobným popisem účelu a načasování cesty zaměstnance. Obvykle takový úkol vypracuje vedoucí strukturální jednotky, ve které zaměstnanec na služební cestě pracuje. Poté podepište toto pracovní místo s vedoucím podniku, protože to je on, kdo následně rozhodne o účelnosti této pracovní cesty.
Krok 2
Připravte cestovní příkaz zaměstnance. Takový příkaz obvykle vydává vedoucí podniku na základě zadání práce předloženého vedoucím strukturální jednotky. Seznamte zaměstnance, který jede na služební cestu, s touto objednávkou proti podpisu.
Krok 3
Vydat zaměstnanci osvědčení o služební cestě na základě objednávky služební cesty. Toto osvědčení uvádí čas příjezdu zaměstnance do místa určení a čas jeho odjezdu odtud. Podle těchto známek se po návratu zaměstnance počítá jeho skutečný čas strávený na služební cestě a počítá se cestovní příspěvek.
Krok 4
Poskytněte zaměstnanci zálohu na cestovní výdaje. Mezi tyto výdaje patří výplata stravného, cestování, pronájem ubytování atd. Denní výdaje se zaměstnanci vyplácejí za každý den pobytu na služební cestě i za všechny dny, které na cestě stráví. Pokud je zaměstnanec vyslán na služební cestu v tuzemsku, je tato záloha vyplacena v národní měně, a pokud v zahraničí, pak v měně země, do které cestuje.
Krok 5
Na základě výsledků návratu zaměstnance ze služební cesty vypracujte zprávu o provedené práci. Tato zpráva ukazuje množství práce, které zaměstnanec během cesty vykonal, a také skutečné náklady na cestu, včetně denního stravného. K takové zprávě jsou připojeny původní dokumenty, například: jízdenky, cestovní doklady, potvrzení o zaplacení hotelu atd. Poté se ve srovnání s částkami poskytnutými zaměstnanci ve formě zálohy náklady přepočítají: přebytečné prostředky jsou vybrány nebo jsou vráceny přečerpání. Zaměstnanec se musí seznámit s údaji protokolu o provedené práci proti podpisu.
