Při uzavírání transakcí nákupu a prodeje nebo smlouvy o poskytování služeb často dochází k odeslání produktů nebo zahájení prací na smlouvě bez platby předem. Odložená platba je zákazníkovi poskytována na základě obchodního dopisu obsahujícího finanční závazky k úhradě přijatých hodnot ve sjednaném časovém rámci. Takový dopis odkazuje na záruční dopis a je ve skutečnosti úvěrovým formulářem potvrzujícím záměr dlužníka zaplatit vytvořený dluh.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte záruční dopis na hlavičkový papír nebo vložte rohové razítko s vyplněnými údaji o společnosti (jméno, forma vlastnictví, bankovní údaje a skutečná adresa). Zaregistrujte dopis jako odchozí dokument. V pravém horním rohu uveďte podrobnosti o adresátovi (celé jméno organizace, pozice a celé jméno vedoucího).
Dopis může obsahovat žádost o dodávku nebo provedení služeb a zaručit jejich včasnou platbu. V tomto případě to začne slovy „Vyplňte prosím“a v posledním odstavci bude uvedeno „Zaručujeme platbu“. U dopisu obsahujícího pouze záruku platby bude začátek „Záruční platba“.
Krok 2
Dále uveďte zboží nebo služby, které se staly předmětem uzavření dvoustranné dohody. Uveďte částku transakce v číslech a slovech, stejně jako platební podmínky uvedených částek. Na konci dokumentu nezapomeňte uvést celé jméno, bankovní údaje pro převody a právní adresy každé ze stran.
Zašlete dopis svému nadřízenému k podpisu. V některých případech podepisují také u hlavního účetního. Zapečetit jejich podpisy.
