Analytická poznámka je speciální typ servisní dokumentace. Jeho hlavním cílem je upozornit manažera na konkrétní problém. Obsahuje návrhy na překonání krizové situace, uvádí hlavní směry a etapy činnosti. Politická poznámka by neměla být zaměňována s analytickou zprávou. První nastiňuje vyhlídky na vývoj událostí, druhý hodnotí výsledky přijatých opatření. Každá organizace má své vlastní požadavky na přípravu interních dokumentů. Jakákoli analytická poznámka však obsahuje takové části jako úvod, hlavní část, závěr, přílohy.
Instrukce
Krok 1
Úvod
V této části stručného přehledu zásad byste měli poukázat na důležitost problému, se kterým se obracíte na svého manažera. Jasně uveďte důvody svého znepokojení, posuďte škody, které organizace obdržela. Seznam zdrojů informací a metod analýzy, které jste použili. Stanovte termíny pro vyřešení problému.
Řekněme například, že jste vedoucím reklamního prostoru pro časopis. Za poslední tři měsíce se objem prodávané reklamy postupně snižoval, i když vaši zaměstnanci pilně pracují. Chápete, jaký je důvod, ale nemůžete vyřešit situaci sami.
V úvodu analytické poznámky napište, že jste zjistili pokles tržeb, provedli analýzu situace (zkontrolovali plány a zprávy oddělení, hovořili s každým zaměstnancem, uspořádali interní schůzku), vypracovali konkrétní nápady, které odešlete správci ke schválení.
Krok 2
Hlavní část
Zde je třeba co nejpodrobněji zvážit všechny aspekty problému a navrhnout řešení pro každou z nich.
Zvýrazněte podsekce v textu podle počtu vět a nadpis je krátce, ale jasně. U každého nejprve uveďte negativní stránku, poté skutečnou podstatu změn, odhadované materiálně-technické náklady a rozdělení odpovědnosti mezi zaměstnance.
Uspořádejte věty v sestupném pořadí podle důležitosti nebo v chronologickém pořadí.
Uveďte co nejvíce podrobností. To vám ukáže vysokou míru odpovědnosti za situaci a vypracování problému. Seznam argumentů a podpůrných výpočtů. Zde můžete také odkázat na pozitivní zkušenosti známé v této oblasti.
Chcete-li zvýšit objektivitu analytické poznámky, poskytněte údaje (informace, informace) získané z jiných strukturálních rozdělení organizace.
Ve výše uvedeném příkladu může hlavní část Stručné zprávy o politice obsahovat návrh nového nadpisu tématu „Domácí spotřebiče“. Pro tuto kategorii budou nalezeni dlouhodobí inzerenti. Plánuje se zapojení interních novinářů do tvorby reklamních a informačních textů.
Lze také navrhnout přidělení služebního automobilu zaměstnancům oddělení k návštěvě vzdálených kanceláří klientů, což sníží ztrátu pracovní doby a cestovní náklady. Tato práce by měla být potvrzena výpočty získanými v účetním oddělení.
Krok 3
Závěr
Uveďte hlavní zjištění pro každou podsekci hlavního orgánu. Pokuste se však vyhnout přímému opakování hlavního textu. Zároveň se ujistěte, že věty, které nejsou uvedeny v hlavní části, se náhle neobjeví v textu závěru.
Buďte struční, ale přesvědčiví. Jeden závěr nemůže být v rozporu s druhým. A všechny z nich by měly být logické a obsahovat pozitivní předpověď pro blízkou budoucnost.
Závěrečná část již uvažovaného příkladu bude obsahovat závěr o dopadu nové kategorie na zvýšení prodeje reklamy. Předpovědní čísla mohou vypadat takto: plánuje se přilákat 5 inzerentů po dobu 6 měsíců s rozpočtem 50 tisíc rublů.
Krok 4
Aplikace
Dodatečné materiály shromážděné ve speciální sekci zvýší spolehlivost vašich prohlášení, ilustrují poskytnuté informace. Do aplikace můžete umístit tabulky, grafy, diagramy a další vizuální materiály.
