Hlavičkový papír je základním atributem každé moderní společnosti. Pravidla pro návrh takového formuláře byla vytvořena po dlouhou dobu na základě základních principů toku obchodních dokumentů.
Návrh hlavičkového papíru je jedním z hlavních úkolů vedoucího společnosti ve fázi jejího vzniku. Absence takové formy nebude mít negativní právní důsledky, bude to však mít nepříznivý dopad na interakci s protistranami, které takovou organizaci nebudou brát vážně.
Formulář je atributem korporátní identity; používá se pro interní firemní dokumentaci, externí korespondenci, smlouvy, zprávy a další dokumenty. Nejčastěji se při navrhování hlavičkového papíru snaží dodržovat přijatý firemní styl, proto se barvy, písma a další vlastnosti tohoto atributu shodují s podobnými parametry vizitek, obálek, složek.
Co je součástí hlavičkového papíru?
Hlavičkový papír obsahuje určitý seznam povinných a volitelných prvků. Jednou z nejvýznamnějších strukturálních částí hlavičkového papíru je tedy logo společnosti nebo jiná firemní identita. Hlavičkový papír musí navíc obsahovat blok podrobností o organizaci, který označuje její kontaktní údaje.
V případě potřeby obsahuje blok požadavků také informace o bankovním účtu, jedná se však o další prvek hlavičkového papíru. Kromě toho jsou na hlavičce přiděleny samostatné pozice pro datum, registrační číslo dokumentu, jeho název a textový blok. Název společnosti je někdy uveden samostatně, ale nejčastěji je obsažen v logu nebo jiném firemním logu společnosti.
Zásady uspořádání prvků na hlavičkovém papíru
Zvláštnosti uspořádání jednotlivých prvků na hlavičkovém papíru určuje vedoucí společnosti, často v závislosti na firemním stylu a osobních preferencích. Logo je obvykle umístěno v levé horní části hlavičkového papíru a blok potřeb je zarovnán do středu nebo přenesen do pravé části. Neexistují žádná přísná pravidla pro uspořádání prvků na hlavičkovém papíře, ale uvedená struktura je známější, častěji než ostatní ji používají moderní společnosti.
Formulář je vytištěn na stránkách A4, jeho tisk je obvykle objednán v tiskárně spolu s vytvořením dalších podnikových atributů (vizitky, složky, kalendáře). Tento přístup vám umožňuje udržovat jednotný styl, vytvářet pozitivní dojem o společnosti mezi potenciálními zákazníky a partnery.
