V současné době se žádné vážné podnikání neobejde bez obchodní korespondence, takže zvládnutí jeho dovedností je v moderní společnosti nesmírně důležité. Tyto dovednosti jsou navíc nezbytné nejen pro vlastníky firem, ale také pro běžné zaměstnance, kteří mohou komunikovat s partnery společnosti.
Instrukce
Krok 1
Zaměřte se na účel korespondence a držte se toho v dopise. K tomu je nejprve nutné pochopit, že jakákoli komunikace sleduje potřebu informovat partnera nebo jeho přesvědčení. V závislosti na konkrétní situaci lze důraz posunout na jednu stranu.
Krok 2
Vytvořte pozitivní obchodní image v očích partnera. V žádném případě by tento krok neměl být opomíjen nebo by se k němu mělo přistupovat z nedbalosti, protože formovaný přístup k odesílateli dopisu i po zběžném přečtení zůstane v paměti adresáta po dlouhou dobu. Obchodní image dopisu je ovlivněna šesti hlavními kritérii, jako jsou: správný výběr předmětu dopisu, doba odezvy na dopis, správné osobní odvolání, vyjádření vděčnosti za přečtení dopisu, ukončení dopisu na pozitivní poznámka a správný podpis odesílatele.
Krok 3
V dopise vytvořte loajální přístup klienta k sobě nebo své společnosti. Podle obchodníků pochází asi 80% zisků společnosti od jejích stálých zákazníků, takže s jejich požadavky je třeba zacházet se zvláštní péčí. Chcete-li zvýšit loajalitu stálých zákazníků, měli byste ovládat následující tři body v dopise: věnujte pozornost potřebám klienta, použijte slovní zásobu adresáta v textu dopisu a dodržujte logiku adresáta. Pouze tím, že se odesílatel přiblíží klientovi, bude schopen plně uspokojit jeho přání.
Krok 4
Rozdělte písmeno na sémantické komponenty. V tomto případě to pro adresáta zní přesvědčivěji. Existují tři takové komponenty: informace o tom, co odesílatel nabízí, jasná zpráva o tom, jak bude mít adresát prospěch, a přesvědčivé argumenty k prokázání hlavních bodů dopisu.
Krok 5
Strukturujte věty tak, aby jasně odpovídaly normám jazyka, ve kterém jsou psány. Tato pravopisná funkce ovlivňuje vnímání informací člověkem. Uspořádejte členy věty v nejjednodušším přijatém pořadí pro určitý jazyk. Samotné věty by měly být stručné a snadno srozumitelné. Mezi odstavce vložte další mezery, aby čtenáři snáze porozuměli informacím.
