Při uzavírání smlouvy je velmi důležité co nejvíce zabezpečit vaši společnost před všemi možnými riziky. Za tímto účelem je protistrana na specializovaných stránkách kontrolována na přítomnost daňových dluhů, účast u rozhodčích soudů, přítomnost pohledávek od jejích partnerů, kupujících nebo zákazníků. Nezapomeňte si vyžádat následující balíček dokumentů.
Požadované dokumenty
Jakákoli společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost má Chartu, která není obchodním tajemstvím a umožní vám zjistit cíle a typy činností, velikost základního kapitálu, jména zakladatelů a další užitečné informace. Abyste se v rámci dlouhodobého vztahu zcela ochránili před riziky, je lepší si vyžádat kopie požadovaných dokumentů s pečetí a podpisem vedoucího. Poslední stránka musí být orazítkována finančním úřadem.
Rovněž jsou vyžadovány kopie OGRN (osvědčení o registraci státu) a TIN (daňová registrace). Pokud má potenciální partner zájem o seriózní spolupráci, poskytne také nový výpis z Unified State Register of Legal Entities, originál nebo ověřenou kopii. Takový dokument lze podepsat jak vlastnoručním podpisem oprávněného úředníka v kombinaci s pečetí oddělení, tak vylepšeným elektronickým podpisem - v souladu se zákonem č. 63-FZ jsou rovnocenné.
Pokud společnost není známa, stojí za to požádat o informace o průměrném počtu zaměstnanců, kopií licencí pro různé typy činností, osvědčení o vlastnictví nebo nájemní smlouvy na prostory, doklady o vybavení, pasy vozidel.
Dokumenty požadované během kontroly finančními orgány
Abyste se během daňové kontroly plně chránili, je důležité zajistit, aby všechny protistrany byly „čisté“. Před uzavřením dohody, stejně jako jednou za čtvrtletí, byste si měli vyžádat ověřenou kopii přiznání k DPH se značkou při dodání daňovému úřadu, informace o stavu plateb daní a poplatků. Je také zpočátku důležité objasnit a je lepší získat oficiální dopis o použitém daňovém systému.
Vědět, zda protistrana platí daň z přidané hodnoty, je třeba vědět nejen proto, aby byla zajištěna jeho poctivost před zákonem. Pokud přepravní společnost, dodavatel nebo dodavatel neplatí DPH včas, může být její platba vybrána od spotřebitele služeb nebo od kupujícího, a v tomto případě je poměrně obtížné se s daňovými úřady dohadovat.
Co hledat při uzavírání smlouvy
Aby se zabránilo dodavateli, dodavateli nebo přepravní společnosti, aby mohli ve sporu odstoupit od podmínek smlouvy, je důležité zajistit, aby všechny podpisy poskytly oprávněné osoby. Manažeři nebo účetní často podepisují smlouvu, specifikace, žádosti, plnou moc, UPD, faktury, úkony provedené práce a další dokumenty. Pokud jde o soud, vedení jednoduše pokrčí rameny a zbaví se jakékoli odpovědnosti za činnost svých zaměstnanců, i když v té době v organizaci stále pracují.
Pečlivá kontrola podpisů v dokumentech pomůže této situaci zabránit. Předem je nutné si vyžádat ověřené kopie rozhodnutí (zápisů) o jmenování vedoucího, příkaz ke jmenování nebo nábor hlavního účetního. Pokud má vůdce právo podepsat za něj, pak odpovídající pořadí. Je-li to nutné, získejte plnou moc pro osoby oprávněné podepisovat požadované dokumenty jménem podniku.
