Etiketa je mnohostranný koncept, existují pravidla chování ve společnosti, u stolu nebo na veřejných místech. Existuje také něco jako obchodní etiketa, zejména pak obchodní etiketa. Reputace společnosti do značné míry závisí na tom, jak probíhá korespondence s klienty, zaměstnanci a partnery.
Obecná pravidla obchodní korespondence
Písemný projev se velmi liší od ústní, zejména obchodní korespondence. Moderní realita je taková, že psaní je stále více míněno spíše jako e-mailová zpráva než jako zpráva na papíře.
Pokud jde o obchodní jednání s partnery, o všech zprávách souvisejících s obchodními momenty je e-mail tou nejlepší volbou pro přenos informací. Psaní pozvánky, poděkování nebo gratulačních dopisů se však děje na papíře.
Za dobrou praxi se považuje použití kvalitního papíru, nejlépe hlavičkového papíru s logem organizace. Je lepší doručovat důležité dopisy nebo pozvánky na zvláštní události kurýrem nebo doporučeně. Zpráva na krásném vysoce kvalitním papíru vypadá pevně a zvyšuje hodnocení společnosti.
V obchodní korespondenci je důležitá správnost, gramotnost a přesnost sdělení. Není povolena nadměrná emocionalita, obeznámenost, urážlivé poznámky a délka a nejednoznačnost prezentace.
Je důležité strukturovat text, správně umístit akcenty a interpunkční znaménka, aby měl příjemce jasno v tom, o co přesně v dopisu jde.
Pokud jde o styl komunikace, je lepší vyhnout se květnatým frázím, složitým víceúrovňovým větám a zbytečným slovům. Hojnost profesionálních klišé v obchodní korespondenci je přípustná.
Pro přehlednost můžete do textu přidat grafy, diagramy nebo tabulky.
Je nepřijatelné používat emotikony a obrázky v obchodní korespondenci. Před odesláním zkontrolujte text, zda neobsahuje chyby a překlepy.
Pravidla návrhu obchodního dopisu
Dobře napsaný obchodní dopis musí mít jasnou strukturu. Neexistuje jediný standard, ale existují obecná pravidla pro design.
Obchodní dopis se skládá z hlavičky, pozdravu, obsahu (základ), rozloučení, podpisu a podrobností o vysílající organizaci.
„Záhlaví“dopisu obvykle obsahuje název organizace, logo, adresu a kontakty pro komunikaci (telefon, e-mail, fax).
V záhlaví lze také uvést typ činnosti společnosti a jména manažerů.
Čepice je nejčastěji vytištěna ve středu listu, někdy je povoleno ji umístit do horního rohu.
Renomovaná společnost by měla mít vlastní hlavičkový papír. E-maily by také měly mít formuláře, což organizaci dává solidnost.
Do uvítací části můžete napsat „Dobré odpoledne“nebo „Dobrý den“, pokud zpráva nemá přísný mezilidský charakter. V jasném obchodním dopise, oznámení nebo jiné obchodní dokumentaci bude vhodnější okamžitě oslovit adresáta jménem a příjmením.
Nejdůležitější věcí v obchodní korespondenci je hlavní obsah dopisu - základ.
Tato část má nejvyšší informační zátěž, právě v ní je odhalen účel odvolání.
Existuje několik důvodů pro kontaktování, prezentace každého aspektu by měla začínat samostatným odstavcem. Struktura hlavní části dopisu je nezbytná pro rozlišení témat a lepší pochopení informací.
Mezi příklady odstavců patří následující fráze: „ptáme se vás“, „informovat“, „nabídka ke zvážení“a další.
Je třeba si uvědomit, že v rámci aspektů existuje také struktura.
Odesílatel obchodního dopisu musí odůvodnit relevantnost žádosti, zveřejnit její hlavní obsah a v případě kladné odpovědi popsat očekávaný výsledek.
V obchodních dopisech se vzorce přímé řeči používají jen zřídka. Hlavním účelem závěrečné fráze je vyjádřit úctu k adresátovi a obvyklou poctu zdvořilosti. Příklady závěrečných frází: „vše nejlepší“, „s pozdravem“, „předem děkuji za odpověď“a další.
Na konci dopisu musí být osobní podpis. Obvykle je uvedeno příjmení, iniciály a poloha odesílatele a kontaktní telefonní čísla.
Velké společnosti používají elektronické podpisy. Jedná se o speciální soubor s textovým podpisem, který se automaticky připojí na konec každého písmene. Elektronický podpis by neměl překročit pět až šest řádků a překročit sedmdesát znaků.
Tato designová struktura platí také pro propagační dopisy, průvodní dopisy a děkovné dopisy, stejně jako upozornění, prohlášení, nároky a varování.
Při odesílání velkého množství informací je do těla dopisu napsána krátká podpora a hlavní balíček je sestaven jako samostatná příloha. Pokud příloha „váží“hodně, měli byste na to příjemce upozornit v průvodním dopise v postscriptu.
Odpověď na obchodní dopis
Podle pravidel obchodní etikety by odpověď na dopis neměla být odložena o více než dva až tři dny. Pokud je z řady objektivních důvodů vyžadována delší doba pro odpověď, informujte o tom odesílatele, je to považováno za dobrou formu a dodává společnosti důvěryhodnost.
Pamatujte na hlavní věc - musíte odpovědět na všechny obchodní e-maily, s výjimkou zjevného spamu.
Při odpovídání na obchodní dopisy se často používají standardní vzorce řeči:
- "Litujeme, že vás budeme informovat …";
- "Děkuji za …";
- "Srdečně vás zveme …";
- "Připomínáme vám …";
- „V souladu s vaší žádostí informujeme …“a další.
Pro větší pohodlí můžete vytvořit samostatný soubor s podobnými vzory řeči. Pokud jde o mezery, značně usnadníte a zrychlíte psaní obchodních dopisů.
Pokud je dopis důležitý a potřebujete jistě vědět, že byl doručen adresátovi, objednejte si doručení kurýrem nebo vystavte doporučený dopis (ruskou poštou). E-mail má funkci „Přijaté upozornění“, která vám automaticky zašle potvrzení, že byla vaše zpráva zobrazena.
Pokud na dopis není odpověď, můžete podle etikety uskutečnit další hovor, abyste si vyjasnili situaci s korespondencí.
Druhy obchodní korespondence
Zpočátku existují dva typy obchodní korespondence: interní a externí. Externí korespondence je korespondence zasílaná příjemci třetí strany, zatímco interní korespondence se používá v rámci hranic jedné firmy.
Obchodní dopisy se podle zamýšleného účelu dělí na: aplikace, informační zpravodaje, reklamy, dotazy, doporučení, návrhy, upomínky, žádosti, pozvánky a další.
Dopis - zpráva obsahuje informace, které adresát potřebuje k provádění jakýchkoli úkolů v rámci společné věci. Tyto informace jsou relevantní a důležité jak pro příjemce, tak pro odesílatele.
Aplikace - druh obchodní korespondence, který zahrnuje zaslání žádosti za účelem získání informací nebo služeb. Například přihláška k účasti na akci.
Žádost - písemná žádost o získání zajímavých informací. Žádost může být formální a závazná.
Nabídkový dopis obvykle nabízí spolupráci nebo konkrétní služby a obchodní návrhy. Obvykle jsou takové dopisy zasílány na několik adres najednou; lze použít hromadnou poštu.
Pozvánka - individuální dopis s pozvánkou na schůzku nebo slavnostní akci. Při vytváření takové korespondence je povoleno použití zvláštních svátkových formulářů nebo pohlednic. Hlavní věc je jasně vysvětlit název akce, adresu, čas a místo setkání.
Upomínkový dopis je zpráva o splnění jakýchkoli závazků: splacení dluhu, poskytnutí zprávy, upomínka na schůzku a další.
Pokud jedna ze stran nesplnila smluvní podmínky nebo porušila dohodu, může poškozený zaslat reklamaci. Charakteristickým znakem dopisu - reklamace - je přítomnost podrobného popisu porušených podmínek, informací o posouzení škody, nároků na náhradu škody nebo odstranění zjištěného porušení. Tato korespondence je často doplněna kopiemi dokumentů, fotografií a potvrzení o převzetí.
V doporučujících dopisech je hodnocena třetí strana nebo společnost a jsou uvedeny jejich charakteristiky. Takové zprávy jsou nejčastěji běžné, když se ucházíte o novou pozici.
Vlastnosti obchodního e-mailu
V dnešní době je velké procento obchodních dopisů zasíláno e-mailem, takže pravidla obchodní etikety formulují také požadavky na vedení elektronické obchodní komunikace.
Přečtěte si pozorně adresu odesílatele. Měli byste být upozorněni zprávami s podobnými adresami poštovní schránky: „cupercat“nebo „mini-bikini“. Kromě běžného spamu mohou zprávy z těchto adres obsahovat viry.
Vždy udržujte svůj předmět krátký a k věci.
Etiketa umožňuje citovat původní zprávu, aby příjemce okamžitě pochopil, o co jde.
Do přílohy je povoleno připojit další materiály.
Znalost a uplatňování pravidel etikety v oblasti obchodní komunikace pomáhá odesílateli získat dobrou pověst a přilákat nové partnery.
