Moderní podnikání nelze zastavit na dlouhé vzdálenosti; již se neomezuje na jedno město nebo region. Obchodní partneři mohou být usazeni v sousedním městě nebo na sousedním kontinentu. Aby bylo možné formálně uzavřít dohody, partneři nemusí mít vždy osobní schůzku. Taková maličkost se ale nemůže stát překážkou rozvoje podnikání, protože uzavírání smluv poštou se stalo běžnou věcí.
Nezbytné
- Fax;
- E-mailem;
- šablona smlouvy;
- údaje o stranách;
- obálky a razítka.
Instrukce
Krok 1
Abyste mohli uzavřít smlouvu poštou, vyměňte si podrobnosti s obchodním partnerem. Pokud jednáte jako prodejce, požádejte své obchodní partnery o podrobnosti jejich organizace. Kupující je povinen poskytnout své údaje obchodním partnerům. Požadavky na hlavičkový papír organizace lze zaslat faxem nebo e-mailem. Můžete jim také diktovat telefonicky, ale to není příliš pohodlné.
Krok 2
Prodejce služby nebo produktu má obvykle šablonu pro standardní smlouvu. Pomocí e-mailu zašlete tento návrh smlouvy vašim obchodním partnerům ke kontrole. Nepoužívejte fax, pokud nechcete, aby váš partner dostal nečitelný text.
Krok 3
Kupující musí zvážit návrh smlouvy a schválit jej, pokud mu vyhovují všechna ustanovení smlouvy. V případě nesouhlasu s některými ustanoveními smlouvy musí kupující ústně nebo písemně svůj nesouhlas oznámit prodávajícímu.
Krok 4
Pokud je vše v pořádku, zadejte do smlouvy údaje o stranách, vytiskněte je ve dvou vyhotoveních, podepište oprávněnou osobu od prodávajícího a odfaxujte je kupujícímu. Kupující musí podepsat faxovou kopii smlouvy (podepsanou prodávajícím). Podepsanou smlouvu musí kupující zaslat faxem prodejci.
Krok 5
Pokud kupující s některými podmínkami nesouhlasí, mírně se změní postup při uzavírání smlouvy poštou. Pokud prodávající nechce na naléhání kupujícího změnit podmínky smlouvy, je smlouva uzavřena protokolem o neshodách. V takovém případě musí kupující po obdržení faxu kopii smlouvy podepsané oprávněnou osobou od prodávajícího vypracovat protokol o neshodách.
Krok 6
Po vypracování a podepsání protokolu o neshodách je kupující povinen jej zaslat faxem prodejci. Prodávající, který podepsal kopii protokolu o neshodách (podepsanou kupujícím), musí tuto kopii zaslat faxem kupujícímu. Na oplátku musí kupující podepsanou smlouvu odfaxovat. Od tohoto okamžiku se smlouva považuje za uzavřenou protokolem o neshodách, který je její nedílnou součástí.
Krok 7
Pokud prodávající nesouhlasí s protokolem o sporu, musí vypracovat protokol o urovnání sporu. Výměna protokolů se řídí stejným algoritmem.
Krok 8
Po dosažení dohody o všech otázkách si partneři musí po výměně podepsaných faxových kopií vyměnit originály dokumentů poštou. Jste-li prodejce, zašlete poštou dvě kopie smlouvy podepsané vaší stranou. Jako kupující zašlete faxem dvě kopie zápisu o neshodě podepsaného vámi určenou osobou. Po obdržení dokumentů vložte své podpisy, jednu kopii mějte u sebe a druhou pošlete poštou svému partnerovi.
