Pro efektivní fungování organizace musí vedoucí vyvinout systém vnitřní kontroly. Pomůže zlepšit kvalitu práce všech členů týmu.
Nezbytné
Charta, kontrolní karty, dlouhodobé a plánovací plány, rozhodovací schopnosti, schopnost zohlednit chyby
Instrukce
Krok 1
Rozhodněte se, kdo přesně bude ve vašem podniku provádět vnitřní kontrolu. Mohou to být jak administrativní zaměstnanci, tak vytvořená specializovaná služba vnitřní kontroly. Vaše volba bude záviset na počtu zaměstnanců ve vaší podřízenosti.
Krok 2
Proveďte jednu z hlavních částí kontroly nad dodržováním vnitřních pracovních předpisů zaměstnanci. Pouze s jasnou disciplínou bude možné stanovit konkrétní cíle a naplánovat aktivity k jejich dosažení. Taková pravidla navíc pomohou regulovat odpovědnost zaměstnanců.
Krok 3
Začlenit vnitřní pracovní předpisy do charty instituce, která je hlavním dokumentem upravujícím činnost všech zaměstnanců. Každý z nich se musí seznámit s Listinou proti podpisu. Tímto způsobem zaměstnanci potvrzují, že znají všechna pravidla, kterými by se při své práci měli řídit.
Krok 4
V kontrolním systému věnujte velkou pozornost kvalitě práce zaměstnanců. K tomu je třeba vyvinout kontrolní karty, které by měly odrážet maximální počet kritérií pro hodnocení výsledků práce. V tomto případě jsou mapy vypracovány pro každý směr činnosti instituce samostatně. Například mapa pro sledování činnosti kuchařů, mapa pro sledování činnosti lékařské služby atd.
Krok 5
Nezapomeňte informovat všechny zaměstnance, že jejich pracovní proces bude sledován podle konkrétních hodnotících kritérií. Oznámte také seznam těchto kritérií, aby každý zaměstnanec věděl, co přesně bude od něj nakonec požadováno. Kromě toho zajistěte, aby byly výsledky hodnocení výkonu každého člena týmu součástí motivačního systému. To bude mít pozitivní vliv na kvalitu práce obecně.
Krok 6
Udělejte z kontroly účetní služby samostatnou položku vnitřní kontroly. Tímto způsobem si budete vědomi finančních toků v organizaci a budete moci využít získané informace k dlouhodobému plánování. Finanční informace vám navíc pomohou poznat ziskovost organizace jako celku.
Krok 7
Na základě výsledků kontroly je vypracován plán k odstranění nedostatků v činnosti společnosti. Provádějí se úpravy dlouhodobých a kalendářních plánů i procesu finanční a materiální podpory. Kromě toho jsou pro každou službu vypracována doporučení pro zlepšení kvality práce a jsou jmenováni odpovědné osoby. Provádění těchto doporučení je rovněž předmětem monitorování.
