Administrativní úkony zaměstnavatele, které souvisejí s pracovní činností zaměstnanců - najímání, propouštění, poskytování dovolené, změna rozsahu práce, uplatnění pokuty nebo oznámení vděčnosti - jsou formalizovány příkazy vedení. Pro správné řízení pracovního toku personálu je nutné kompetentně vypracovávat, ukládat a zohledňovat objednávky.
Instrukce
Krok 1
Určete osobu v organizaci, která bude odpovědná za zacházení, ukládání a zaznamenávání záznamů personálu. Může to být vedoucí personálního oddělení nebo zaměstnanec personální služby i samotný vedoucí společnosti. Vytvořte objednávku na přiřazení povinností zaměstnanci, promítněte je do popisu práce, seznámte oprávněnou osobu s termínem.
Krok 2
Připravte knihy pro registraci objednávek pro zaměstnance a hlavní činnosti. V registru objednávek proveďte následující zápisy: - pořadová čísla a data značek;
- pořadová čísla objednávek;
- pozice a jména osob schvalujících projekt;
- souhrn objednávek. Striktně dodržujte postup pro přiřazení sériového čísla každé následující objednávce, nevynechávejte záznamy a nevkládejte chybějící čísla. Při provádění změn proveďte akce podobné opravám v sešitech: nevymažte, vymažte nebo malovat přes nesprávné záznamy. Napište „záznam z _ (den, měsíc, rok) číslo _ (pořadové číslo záznamu) je neplatný“a níže si poznamenejte opravy.
Krok 3
Určete místo pro uložení formulářů a hotových kopií. Upozorňujeme, že objednávky jsou interní dokumenty, musí být uchovávány mimo dosah zvědavých očí. Chcete-li se seznámit s obsahem objednávek, pozvěte zaměstnance přímo do personální služby nebo personálního oddělení, nechte je prostudovat text a podepsat podpisy pouze za přítomnosti osoby odpovědné za udržování a ukládání objednávek. Jako nejlepší úložiště pro takové důležité dokumenty použijte bezpečnou nebo protipožární skříň, pak spolehlivě ochráníte nedotknutelnost objednávek a formy přísné odpovědnosti.
Krok 4
V souladu s objednávkami ruských archivů uchovávejte objednávky v organizaci po požadovaný počet let a po uplynutí této lhůty dokončete převod případů do archivu.
