Výpis z protokolu je nepostradatelným atributem pracovního postupu jakékoli organizace. S právní silou podobnou původnímu dokumentu musí výpis obsahovat všechny potřebné podrobnosti. Při přípravě příslušných dokumentů je třeba věnovat pozornost detailům.
Požadavky na provedení výpisů ze zápisu jsou zpravidla stanoveny v každém podniku v souladu s interními pravidly obratu firmy. Existují však obecně přijímané normy, jak by měl být tento dokument vypracován.
Výňatek ze zápisu je přesnou kopií textu původního dokumentu ke konkrétní otázce. Výpis ze zápisu z jednání tedy musí obsahovat název řídícího orgánu, jehož jednání bylo zaznamenáno. Tyto informace jsou zpravidla uvedeny v názvu dokumentu. Zde se typ dokumentu „Protokol“změní na „Výpis z protokolu“. V některých případech je v pravém horním rohu dokumentu uveden nápis „Prohlášení“.
Navíc, aby byla zachována právní síla originálu, musí výpis z protokolu obsahovat informace:
- datum, místo a čas schůzky;
- informace o přítomnosti kvora pro rozhodování;
- informace o osobě vykonávající funkce předsedajícího úředníka;
- informace o osobě vykonávající funkci tajemníka.
Program jednání je omezen na konkrétní téma, ke kterému se připravuje výpis. Stejně tak jsou z dokumentu vyloučeny všechny fragmenty související s diskusí o problémech třetích stran.
Problematika pořadu jednání, ke kterému se výpis připravuje, je uvedena přesně s pořadovým číslem, zněním, průběhem diskuse a přijatými rozhodnutími.
Na konci je výpis podepsán předsedajícím úředníkem a potvrzen pečetí. Poté následuje požadavek potvrzující jeho autenticitu „Prohlášení je správné“(„Správné“) a je vložen podpis sekretáře s dešifrováním.
Originál výpisu ze zápisu je očíslován, sešit a ověřen pečetí a podpisem oprávněné osoby.
