Primární účetní dokumentace podniku obsahuje informace o všech obchodních transakcích, pohybu peněz, výpočtu a výplatě mezd a placení daní. Na základě těchto dokumentů se vedou záznamy, proto ztráta co i jen jednoho dokumentu zkresluje účetní závěrku a je právním porušením. Podle čl. 17 zákona „o účetnictví“musí podniky nezávisle zajistit bezpečnost účetních dokumentů.
Instrukce
Krok 1
Zákon stanoví dobu uchovávání primárních účetních dokladů na 5 let, zatímco daňový zákon Ruské federace omezuje dobu uchovávání na 4 roky. Abyste se vyhnuli sankcím stanoveným zákonem o správních deliktech (čl. 15.11), měli byste stále dodržovat delší zákonem stanovené lhůty. Kromě toho existuje seznam schválený nařízením Rosarkhivu ze dne 6. října 2000. Podle něj by doba skladování měla být stanovena v souladu s typem každého konkrétního dokumentu.
Krok 2
Stanovte na objednávku období skladování primární účetní dokumentace s přihlédnutím k ustanovením zákona a předpisů stanovených v seznamu. V objednávce uveďte, od kterého okamžiku se má doba skladování počítat. Obecně je počátečním obdobím uchovávání dokumentů 1. leden roku následujícího po roce, kdy byl dokument dokončen kancelářskou prací. Pro nákupní knihu a prodejní knihu stanovte začátek doby skladování od data posledního záznamu (body 15 a 27 pravidel schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 2. prosince 2000 č. 914).
Krok 3
Přidělte samostatnou místnost pro účetní doklady, která musí být vybavena ohnivzdornými skříňkami a speciálními trezory. Trezory jsou určeny k ukládání forem přísného hlášení, navíc mohou ukládat papíry a dokumenty, které jsou označeny jako „Obchodní tajemství“. Na základě objednávky určete postup pro přístup k těmto trezorům, odpovědné osoby pověřené hlavním účetním a postup pro vydávání primární dokumentace ze skladu.
Krok 4
V případě, že je podnik dostatečně velký a existuje spousta dokumentů, uspořádejte speciální archiv. Slouží k přenosu papírů určených k trvalému (věčnému) a dlouhodobému (nad 10 let) skladování. Uložte všechny ostatní účetní dokumenty s dobou skladování až 10 let ve speciální místnosti, dokud nebudou zničeny.
