Příprava veřejných nefinančních zpráv je relativně novým trendem v sociálně orientovaném ruském podnikání. Veřejná zpráva společnosti má málo společného s interním systémem podávání zpráv a zásadně se liší od účetní analýzy, proto má proces přípravy dokumentu své vlastní základní rysy.
Transparentnost obchodních informací
Veřejné zprávy přicházely do domácího podnikání ze Západu, kde se po celá desetiletí používaly jako mechanismus k vytváření transparentnosti informací v činnosti organizací. Ve Spojených státech a Evropě zpravidla všechny velké společnosti každoročně zveřejňují zprávy o udržitelném rozvoji, ve kterých poskytují informace o sociální složce své práce a opatřeních na ochranu životního prostředí.
Nejčastěji takové zprávy připravují těžební, průmyslové a výrobní podniky z velkého segmentu trhu. V dokumentech si spolu s ročním objemem výroby všímají, jaké výhody přinesly společnosti. Veřejné zprávy tedy sestávají hlavně z výsledků charitativních aktivit organizace, dodržování environmentální legislativy, účasti na rozvoji občanské společnosti a podpory sociálních iniciativ.
Trend posledních let naznačuje nárůst zájmu středních i malých podniků o přípravu veřejných zpráv, což naznačuje užitečnost tohoto mechanismu pro dosažení podnikových cílů. Malí účastníci trhu si vytvořili představu, že informace o sponzoringu sportovních klubů a sponzorství nad uměleckou školou, i když s nízkými finančními náklady, musí být určitě zveřejněny.
Hlavními adresáty veřejných zpráv jsou:
- široká škála veřejnosti - spotřebitelé služeb a zboží, populace regionu, kde společnost působí;
- obchodní partneři - zakladatelé společností, členové představenstva, zástupci zákaznických služeb, dodavatelé a dokonce i konkurenční organizace;
- hromadné sdělovací prostředky;
- zaměstnanci společnosti.
Veřejná zpráva je dokument přizpůsobený široké škále zúčastněných stran, který ovlivňuje styl psaní, grafický design a výběr informací k odeslání.
Volba informací
Sběr informací pro veřejné podávání zpráv probíhá. Nejlepším řešením je přidělit samostatnou personální jednotku k provádění této práce. Povinnosti zaměstnance by v tomto případě měly zahrnovat systematické shromažďování informací ze všech strukturálních divizí podniku podle ověřených kritérií.
Tyto informační bloky by měly zahrnovat veškeré informace o realizaci sociálních projektů, jmenovitě: setkání s vládními úředníky, spotřebiteli, práce na odvolání občanů, charitativní akce atd.
Jak je často uvedeno v metodických materiálech pro přípravu zpráv, samotný proces shromažďování informací tlačí společnosti na potřebu zvýšit charitativní podporu, vytvářet nové sociální projekty, vyhlašovat granty atd.
Velké podniky zpravidla nevymýšlejí své vlastní „recepty“na přípravu veřejných zpráv, ale používají GOST ISO 26000 „Pokyny pro společenskou odpovědnost“, které seskupují všechny základní cíle vytváření veřejných dokumentů.
Předkládání informací
Důležitým kritériem pro vysoce kvalitní veřejnou zprávu je dostupnost vnímání pro širokou škálu lidí. Takové dokumenty by měly být srozumitelné téměř každé zainteresované osobě, měly by sloužit jako spolehlivý zdroj informací a nevyžadují od společnosti další žádosti o vysvětlení.
Veřejné zprávy často obsahují velké množství grafů, tabulek a tabulek, což zjednodušuje prezentaci informací. Fotografie jsou také důležitou součástí kvalitní veřejné zprávy.
Praxe ukazuje, že rozvržení veřejné zprávy by mělo spíše táhnout k brožuře než k dokumentární prezentaci. Veřejná zpráva má nejčastěji horizontální formát.
Struktura dokumentu zahrnuje titulní stránku, obsah, úvod, který může být nahrazen uvítacím projevem vedoucího organizace, hlavní část, závěr a terminologický slovník. Abecední rejstřík také usnadní procházení dokumentu, ale z důvodu délky jej lze vynechat.
Distribuce veřejné zprávy
Tištěná veřejná zpráva má být zaslána klíčovým adresátům - zakladatelům i obchodním partnerům. V elektronické podobě je veřejná zpráva zveřejněna na oficiálních webových stránkách a odeslána zástupcům médií.
Za účelem informování zaměstnanců organizace se divizím organizace zasílá elektronická verze veřejné zprávy.
