Správné uložení dokumentace zabrání problémům s hledáním správných smluv. Poté, co strávíte trochu času archivováním cenných papírů, si budete jisti, že ty potřebné budou vždy po ruce bezpečné a zdravé.
Instrukce
Krok 1
Chcete-li snadno najít požadovaný dokument, vytvořte účetní knihu. Pojmenujte smlouvu číslem a zadejte jej do tohoto poznámkového bloku. Kromě sériového čísla si zapište i datum uzavření smlouvy. Řádek v deníku by měl vypadat takto: 1. Smlouva č. 987DL ze dne 23.03.2010. Vedle toho v poznámkách uveďte podstatu smlouvy, pokud to vyžaduje firemní styl archivace.
Krok 2
Vytvořte pro každou právnickou osobu, pokud je v organizaci několik, vlastní rejstřík dokumentů. K jejich označení používejte konvenční symboly. Například zadejte smlouvy LLC „Funny Pictures“jako 987ВК. A smlouvy od OJSC „Murzilka“označují 987 mil. Přiřaďte čísla přísně, aby nedošlo k záměně.
Krok 3
Smlouvu uložte do složky až poté, co prošla všemi fázemi schválení, byla podepsána generálními řediteli obou stran a byly vloženy všechny pečetě. Vyberte si pořadače vázaných knih, abyste své dokumenty udrželi v bezpečí. Pro každou právnickou osobu vytvořte samostatnou složku.
Krok 4
Chcete-li vložit kontrakt do pořadače, opatrně odstraňte kancelářskou sponku, která spojuje listy. Děrujte nové díry děrovačkou. Vložte dokument do složky a zajistěte jej kovovými úponky. Oddělte jednu smlouvu od druhé prázdným listem A4.
Krok 5
Existuje další způsob archivace dokumentů. Zakupte si sadu průhledných souborů. Umístěte každou smlouvu do samostatného krytu a zajistěte ji ve složce.
Krok 6
Nevkládejte příliš mnoho smluv do jedné složky - listy se mohou pokrčit. Pořadač by se měl snadno zavřít, aby papír nevykukoval.
Krok 7
Na stojanu si odložte samostatnou polici pro uložení složek s dokumenty. Na konci pořadače uveďte rok a právnickou osobu, pro kterou jsou smlouvy sepsány. Tímto způsobem můžete v případě potřeby rychle najít smlouvy, které potřebujete.
Krok 8
Není nutné uchovávat složky s dokumenty uzavřenými před třemi až čtyřmi lety. Vložte je do těsných kartonových krabic, podepište rok a právnickou osobu, která smlouvu vlastní. Zašlete balíčky do skladu. Najděte suchý skladovací prostor. Vlhkost může zabít cenné papíry.
