Shromážděný pracovník bude vždy oceněn vyšší než ten, který vždy spěchá, ale nedokáže s ničím držet krok. Naučit se správně si rozdělovat svůj vlastní čas je dost obtížné. Tento úkol vyžaduje osobní disciplínu a schopnost dělat to, co je potřeba, ne to, co člověk chce. Pozitivní efekt shromažďování je však mnohem víc, než by se na první pohled mohlo zdát.
Bez ohledu na povahu práce se všechny úkoly zaměstnance zpravidla dělí na krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé. Okamžité úkoly vyžadují dokončení během několika hodin a až jednoho pracovního dne. Delší plány jsou rozloženy na týdny a dlouhodobý vývoj je cílem měsíční, čtvrtletní a roční frekvence.
Nejlepším způsobem, jak rychle přejít na plánovaný pracovní plán, je sestavit seznam cílů dělený naléhavostí. Nejlepší možností pro vytvoření takového registru je běžná tabulka. Každý den musí být aktualizovány úkoly z prvního sloupce, kde jsou zadávány naléhavé záležitosti. Během dne je nutné vyhradit tři období pro studium stolu, aby žádný z úkolů, bez ohledu na období jeho realizace, nespadl z dohledu. Je třeba si uvědomit, že úkoly slibného významu na období jednoho roku se dříve či později přesunou do prvního sloupce, a je tedy nutné se připravit na jejich realizaci.
Plánování silně závisí na sebekázni. V první polovině dne je zaznamenán největší nárůst produktivity. Je obzvláště důležité vyhradit si čas od 10:00 do poledne. Po tuto dobu je nutné zahrnout případy, které jsou považovány za nejnáročnější nebo nejnepříjemnější. Tyto úkoly byste neměli odkládat na odpoledne; je lepší věnovat se tentokrát cílům, které jsou nejpříjemnější. Je důležité, aby úkoly prováděné během pracovního dne patřily do všech kategorií četnosti - urgentních, střednědobých i dlouhodobých.
Často se stává, že rychlý a nepředvídatelný tok práce vede k nutnosti upravit pracovní proces během dne. Tomu byste se neměli vyhnout, měli byste být schopni racionálně nahradit úkoly navzájem. Mimochodem, pokud je na pořadu jednání důležitá práce, kterou je nutné dokončit do konce dne, a nutnost výroby vás nutí zúčastnit se několikhodinové schůzky, mělo by se vyvinout veškeré úsilí k odmítnutí účasti na akci. Samozřejmě, schůzky jako forma interakce s týmem jsou nesmírně důležité, ale na prvním místě by měla být práce, která vyžaduje okamžité provedení.
Další důležitý bod pro znalce vlastního času - abyste měli vždy čas na všechno, musíte věnovat co nejméně pozornosti věcem, které doslova „kradou“vzácné minuty. Může to být abstraktní rozhovor se zaměstnanci nebo nadměrná vstřícnost ve vztahu ke kolegům, kteří neustále žádají o nějakou pomoc. Specialista, který umí plánovat svůj čas, si cení zejména každé pracovní minuty a ví, že osobní pověst a úspěchy společnosti závisí na efektivitě jeho činností.
