Průvodní doklady jsou vypracovávány za účelem potvrzení odeslání počtu dokladů, zboží a dalších materiálových hodnot v nich uvedených. Průvodní dokumenty týkající se přepravy zboží mohou také obsahovat další informace.
Předávací dopis
K předaným úředním dokumentům je téměř vždy přiložen průvodní dopis. Obsahuje podrobnosti o odesílateli, adresátovi, popis dokumentů a materiálů, které mají být odeslány. Je také vhodné si povšimnout, z kolika listů se odeslaný dokument skládá. Průvodní dopis je vypracován jako samostatný dokument na dvou listech, z nichž jeden zůstává odesílateli. V organizacích je odchozí číslo a datum uvedeno na průvodních dopisech. Tato opatření jsou nezbytná k zajištění toho, aby adresát obdržel všechny dokumenty zcela bezpečně. Je to do určité míry také pojištění odesílatele.
Průvodní doklady pro přepravu zboží
Při provádění přepravy slouží přepravní doklady jako doprovodné doklady a písemná přepravní smlouva. Jsou prezentovány v podobě železničního nákladního listu pro železniční dopravu, nákladního listu pro leteckou dopravu, nákladního listu pro silniční dopravu a nákladního listu pro námořní dopravu.
Do nákladního listu se zadávají potřebné informace o nákladu (jeho název, množství, způsob určení hmotnosti atd.), Odesílateli, příjemci, vzdálenosti přepravy a jeho hodnotě. Jedná se o hlavní přepravní dokument a určuje vztah mezi odesílatelem, dopravcem a příjemcem.
Konosament je také cenným papírem potvrzujícím právo jeho držitele nakládat s nákladem uvedeným v konosamentu a převzít náklad po jeho přepravě. Na základě přepravního dokladu dopravce vystaví nákladní list, ve kterém odesílatel uvede jméno odesílatele a příjemce, potřebné informace o přepravovaném nákladu, výši přepravy (nákladu). Za nepřesnost informací a všechny důsledky s nimi spojené odpovídá odesílatel nákladu přepravci.
Konosament potvrzuje přijetí zboží k přepravě a doprovází ho po celé trase. Dále je přepravcem společně se zbožím přepravena příjemci.
Nákladní list pro všechny druhy přepravy, s výjimkou železniční, je vyhotoven ve třech nebo více kopiích, aby každá strana měla v případě sporů kopii konosamentu.
Odesílatel nákladu musí dopravci poskytnout kromě nákladního listu také všechny dokumenty, které jsou požadovány pro hygienická, celní, karanténní a jiná pravidla.
