Správné papírování je nedílnou součástí správného papírování. Současný stav kancelářské práce je takový, že aby bylo možné plně zvládnout všechny jemnosti manipulace s dokumenty, je nutné absolvovat speciální kurzy, přičemž je třeba vzít v úvahu, že dokumenty jsou rozděleny do mnoha různých typů.
Instrukce
Krok 1
Kancelářská práce, například personální oddělení podniku, se může výrazně lišit od účetnictví a správy.
Každé oddělení podniku má tedy svůj vlastní obrat v dokumentaci, a proto je registrace takových dokumentů předložena se zvláštními pravidly pro registraci a účetnictví.
Krok 2
Účetní systém je navržen tak, že část dokumentů společnosti musí být vyhotovena v souladu se schválenými GOST a část, která je ve volném oběhu, je sestavena podle uvážení vedení společnosti.
Krok 3
Všechny dokumenty přijaté podnikem jsou evidovány ve zvláštním deníku došlé korespondence, dokumentu je přiřazeno určité číslo (pořadové číslo), poté je adresováno vedení podniku, které rozhodne o jeho dalším osudu. Pokud dokument obsahuje konkrétní požadavky, má jakoukoli informační povahu, je zaslán s hlavním vízem konkrétní osobě, a to buď pro provedení, nebo pro informaci. Je-li provedení nezbytné, má vedoucí schválením dokumentu právo stanovit lhůtu pro jeho provedení, avšak ne kratší, než stanoví samotný dokument. Dodavatel obdrží dokument a podepíše do deníku příchozí korespondenci pro jeho přijetí.
Krok 4
Odchozí dokumenty se také zaznamenávají do zvláštního deníku odchozích dokumentů s přiřazením pořadového čísla.
Krok 5
Veškerá dokumentace se zpravidla dělí na dokumenty vnitřního oběhu a dokumenty vnějšího oběhu, proto se ve výrobě zadávají dva registrační deníky pro příchozí dokumenty a dva pro odchozí dokumenty.
Krok 6
Takový účetní systém vám umožňuje kontrolovat průchod dokumentů, a to jak mimo podnik, tak uvnitř něj, a také kontrolovat provádění.
Krok 7
Doklady vztahující se k činnosti podniku, například objednávky personálu, obecné objednávky se evidují a zaznamenávají samostatně. Obecně platí, že mnoho velkých podniků uplatňuje systém odděleného účtování dokumentů vztahujících se ke konkrétním oddělením a službám, zejména když má každé oddělení odpovídající osobu zapojenou do kancelářské práce.
