Obchodní korespondence má funkce, které ji odlišují od soukromých zpráv. Oficiální styl komunikace, oslovování jménem a patronymem, dodržování pravidel pravopisu a interpunkce jsou základem správného obchodního dopisu.
Instrukce
Krok 1
Je lepší začít dopis slovy „Vážení (vážení) …“. Pokud potřebujete kontaktovat osobu, která má vyšší hodnost, nezapomeňte to udělat podle jména a příjmení. Snadná komunikace v životě, musíte udržovat oficiální tón v obchodní korespondenci. Pokud se dopisy najednou dostanou k řediteli, bude nepříjemně překvapen, když uvidí pozdrav jako „Hej, brácho.“
Krok 2
Při oslovování jedné osoby napište velkým písmenem: vy, vy, vaši, vy atd. Vícenásobné odkazy jsou vždy malá.
Krok 3
Tón dopisu by měl být seriózní a diskrétní. Nechoďte hlouběji do podrobného popisu pracovních postupů, napište k věci. Nezbavujte partnera drahocenného času opakováním podrobností, které nepotřebuje.
Krok 4
Při psaní používejte standardní písma a černou. Text duhové barvy není snadné číst. Pokud chcete zvýraznit nějakou frázi, napište před ni „Upozorňuji vás, že …“.
Krok 5
Nepoužívejte emotikony. Jsou relevantní pouze v přátelské korespondenci. Pro ni je lepší nechat vtipný tón a slangové výrazy („mýdlo“- e-mail, „programátor“- programátor atd.)
Krok 6
Začněte dopisem uvedením podstaty problému. Teprve poté položte všechny své otázky.
Krok 7
Zkuste se vejít do 1/3 listu A4 dvanáctým písmem. Objemná písmena se těžko čtou. Často se nečtou až do konce nebo se přeskakují celé odstavce. Pokud potřebujete napsat hodně, rozdělte informace do několika zpráv.
Krok 8
Nejlepší konec obchodního dopisu „S pozdravem, jméno a příjmení.“Pokud komunikujete e-mailem, nezapomeňte napsat podpis, který bude doprovázet všechna písmena. Mělo by být:
- příjmení, jméno, je-li to nutné - patronymic;
- poloha;
- Jméno společnosti;
- adresa;
- telefon;
- doplňující informace - slogan, přání atd., pokud jsou poskytovány firemním stylem.
Krok 9
Zkontrolujte interpunkci a pravopis. Pokud si nejste jisti čárkami, zkonstruujte větu jinak nebo ji rozdělte na dvě části. Je lepší nahradit podezřelé slovo synonymem.
