Při přijímání zpráv od obchodního partnera se mnozí snaží reagovat na přijatou žádost co nejrychleji, aby partnera nenechali čekat. A to je správné - v tomto případě často záleží na čase, který je těžké přeceňovat. Ale aniž by příliš přemýšlel o formě odpovědi, jen málo lidí si myslí, že když to udělá, může to dát ránu reputaci společnosti.
Instrukce
Krok 1
Nejprve si pečlivě prostudujte otázky uvedené v dopise protistrany. Připravte si krátkou odpověď pro každou položku, pokud je více než jedna. Nyní pokračujte v návrhu dopisní odpovědi na požadavek. Vezměte si hlavičkový papír společnosti s vytištěným logem a údaji o společnosti. Pokud toto neexistuje, zadejte záhlaví dopisu a označte v něm potřebné informace ručně. Uvádění podrobností do dopisu je pro vašeho obchodního partnera velmi cenné. Tím, že je nabídnete v každé zprávě, ušetříte jej před nutností hledat je pokaždé v hromadě papírů nebo počítačových souborů, jakož i před nutností podat samostatnou žádost o podrobnosti, pokud chce vypracovat novou smlouvu nebo zaplatit fakturu.
Krok 2
V pravém horním rohu napište podrobnosti o adresátovi dopisu. Zde uveďte název organizace, pozici autora žádosti a jeho celé jméno. Naopak v levém rohu vyberte řádky pro odchozí číslo, které bude dokumentu přiděleno při registraci, a datum. V takovém případě není napsán název dokumentu. Okamžitě začněte oslovením jménem a příjmením za slovem „Vážený“. V podstatné části dopisu budou první slova „V reakci na váš dopis vás informujeme“(žádost, poptávka atd.). Dále zapište všechny připravené odpovědi bod po bodu a dodržujte postupné číslování, které bylo v původním dopise.
Krok 3
V závěrečné části vyjádřete svůj požadavek, přání nebo požadavky, nezapomeňte dodržovat úctivý tón, obchodní styl psaní a být gramotní. Ukončete dopis slovy „S pozdravem“a uveďte své jméno a pozici. Dále sem napište své telefonní číslo pro komunikaci a e-mail, pokud chcete obdržet dopis s odpovědí nebo komentáře k tomu, co bylo v tomto dopisu uvedeno.
