Pořad jednání je kostrou schůzky nebo schůzky. Právě v něm jsou stanovena hlavní témata diskuse a hlavní oblasti diskuse. Stanoví pořadí schůzky, soustředí pozornost účastníků na profesionální rozhovor, nedovolí, aby se z diskuse vyvinula chaotická výměna názorů.
Instrukce
Krok 1
Začněte s přípravou programu, jakmile vedení rozhodne o datu a tématu schůzky. Horký na patách, bude pro vás jednodušší formulovat jeho body. Kromě toho budete mít dostatek času na opravu první možnosti, pokud chce manažer změnit.
Krok 2
Zvýrazněte hlavní a vedlejší aspekty tématu schůzky. Nepřeplňujte program malými problémy, které lze rutinně vyřešit. Nejlepší možností je zahrnout 1–2 významné body, o jejichž diskusi má většina týmu zájem, a nechat si čas na rychlé řešení méně důležitých otázek, včetně těch, které vyvstaly během schůzky.
Krok 3
Formulujte body programu. Vyhýbejte se dvojznačným nebo dvojznačným větám. Udělejte co nejvíce konkrétní položky ve vaší agendě. Po jejich přečtení by měl účastník schůzky snadno pochopit podstatu problému a účel jeho diskuse. Máte-li jakékoli potíže, vyhledejte pomoc od odborníka, který přednese hlavní projev k tomuto tématu.
Krok 4
Každá položka by měla začínat předložkou „about“nebo „about“: „Z iniciativy obchodního oddělení uspořádat úklidový den“nebo „O přerozdělení funkcí mezi marketingovým oddělením a tiskovou službou“atd. Pokud bude k projednání předložen jakýkoli regulační dokument, může klauzule znít takto: „O schválení Charty podniku“nebo „O změnách v popisu pracovních míst zaměstnanců sekretariátu“atd. U informativních otázek, které nevyžadují diskusi, uveďte příslušné vysvětlení v závorkách nebo oddělte dvojtečkou. Například „O nadějných oblastech vydávání knih: Zpráva zástupce generálního ředitele o služební cestě na seminář.“
Krok 5
Struktura vaší agendy. V praxi existují dva způsoby, jak uspořádat otázky: od nejdůležitějších po méně důležité a od menších po významné. Každá možnost má své pozitivní stránky. V prvním případě jsou hlavní otázky projednány na začátku schůzky. Zaměstnanci jsou aktivnější, únava je zatím neovlivňuje. Diskuse o první otázce se ale může táhnout dál, nezbude čas na řešení menších, ale důležitých problémů. Pokud schůzka začíná méně důležitými body, zaměstnanci se postupně přidávají k rytmu a v době oznámení hlavního problému jsou plně připraveni na konstruktivní dialog.
Krok 6
Tisk agendy podle administrativních požadavků vaší organizace. Kromě skutečných otázek k diskusi uveďte datum, čas, místo schůzky, hlavní řečníky, účastníky a pozvané odborníky. Schválte dokument s vedoucím organizace. Původní program připojíte později k zápisu ze schůze. Na základě schválené agendy připravte pro zaměstnance informační bulletin nebo oznámení.
