Někdy se lidé, kteří používají dopisy pro obchodní komunikaci, ptají sami sebe, zda je možné nějakým způsobem ovlivnit rozhodnutí adresáta. Někteří lidé si myslí, že je to nemožné; ostatní na otázku kladně odpovídají. Kdo má pravdu? Obchodní korespondence je velmi choulostivá práce. Po vyplnění dopisu musíte projevit úctu adresátovi, být korektní a nenápadný! Člověka můžete ovlivnit prostřednictvím papíru, ale musíte dodržovat některá pravidla.
Navazování psychologického kontaktu
Psychologický kontakt v obchodní korespondenci je velmi důležitý, protože při jeho absenci je spolupráce téměř nemožná. Určitě oslovte adresáta slovem „Vážený“. Nikdy nezkracujte slova v záhlaví. To znamená, že pokud danou osobu dobře neznáte, můžete se přihlásit následovně „Vážený pane Petrovi“, nikoli „Uv“. Pan Petrov “.
Pokud jste se již s někým setkali a hovořili o některých tématech, která se vztahují k vaší práci, nezapomeňte tuto skutečnost použít v úvodu. Pokud nejste obeznámeni s adresátem, zeptejte se na jeho společnost.
Příklad úvodu.
1. Milý Petr Petrovič! Na obchodním jednání, které se konalo v restauraci Angara 12. října tohoto roku, jsme diskutovali na téma investic do malých podniků.
2. Vážený pane Petrovi! Zjistili jsme, že vaše společnost je lídrem v oblasti Irkutska v oblasti výroby pásových pil. Naše společnost se zabývá výrobou pil. Rádi bychom s vámi v budoucnu spolupracovali.
Pokud se dozvíte, že vedoucí organizace je velmi znepokojen svou reputací a hledá partnery, můžete ho požádat o radu. Taková osoba ráda souhlasí, že pomůže, protože můžete ovlivnit pověst společnosti. Je velmi výhodné spolupracovat s takovou organizací, protože manažer se bude snažit splnit všechny podmínky smlouvy, aby nezískal negativní hodnocení.
Hledání argumentů a faktů
Chcete-li přesvědčit klienta, že máte pravdu, musíte najít argumenty. Jsou střední, silní a nejsilnější. Psychologové doporučují při psaní dopisu dodržovat následující posloupnost: silný - střední - nejsilnější.
Mezi silné patří následující argumenty:
- Prezentace představí nejnovější vývoj v oblasti vybavení pro výrobu pásových pil.
- Cena nabízeného vybavení bude o 30% nižší než tržní cena.
Průměrné fakty zahrnují:
- Účastníci prezentace budou mít možnost vidět nové vybavení v akci a také si poradit s provozem zařízení.
- Záruka na nabízené zařízení se zvýší o 2 roky.
Mezi silné patří následující argumenty:
- Na konci prezentace proběhne propagační akce, jejíž účastníci budou moci při nákupu vybavení získat druhou zcela zdarma.
Hledání problému adresáta
Než něco navrhnete, zkuste najít důvod, který by mohl čtenáře přimět k tomu, aby používal vaše služby nebo od vás zakoupil produkt. Například nabízíte nákladní dopravu. Pečlivě prostudujte práci adresáta a zjistěte jeho nespokojenost. K tomu můžete poslat „špiona“. Můžete také zjistit, kterou společnost používá. Poté najděte negativní stránky organizace, která nákladní dopravu provádí. Pokuste se identifikovat problém, který může nastat při práci s třetí stranou.
Pokud nabízíte zařízení, které je lepší než to, které používá adresát, nezapomeňte o tom psát v dopise s odkazem na skutečnost, že s vašimi zařízeními dramaticky vzroste objem výroby.
Formulace myšlenek
Pokuste se správně formulovat své myšlenky. Psychologové například doporučují nepoužívat v obchodní korespondenci částice „ne“a „ani“.
Příklad.
Nesprávná fráze: 12. října by vám neuškodilo navštívit naši výstavu.
Správná fráze: 12. října vás budeme rádi vidět na naší výstavě.
Dopis design
Postoj adresáta k vaší společnosti závisí na koncepci odchozí korespondence. Obchodní korespondence zahrnuje použití korporátního hlavičkového papíru. Neměli byste experimentovat s písmem a velikostí, je lepší se rozhodnout pro standardy, tj. Písmo Times New Roman a velikost 12. I když se jedná o maličkosti, ale z psychologického hlediska má na člověka velký vliv!
