Pro začínajícího úředníka může být návrh příchozí korespondence zkouškou síly. Jakmile je však proces rozdělen na jednoduché a srozumitelné kroky, stává se nenápadnou součástí pracovního dne.
Instrukce
Krok 1
Všechny dokumenty přijaté organizací musí být zaregistrovány ve stejný den, bez ohledu na to, jak se tam dostaly (e-mailem, kurýrem, faxem atd.). E-maily musí být vytištěny, musí být zaznamenány telefonní zprávy.
Krok 2
Sloupec č. 1 deníku uvádí datum přijetí každého dokumentu. Sloupec č. 2 - jeho registrační číslo. Číslo je přiřazeno v pořadí přijetí, přičemž každý kalendářní rok začíná jedním. Poté se zkontroluje každý doručený dokument: zda byl doručen správně, zda je balíček neporušený. Pokud není označen „osobně“, otevře se obálka nebo taška a zkontroluje se obsah. Pokud existuje inventář, zkontrolují ho. Pokud některé ze specifikovaných dokumentů chybí, musíte vypracovat příslušný akt a vložit do deníku příchozí korespondence v části „Poznámky“poznámku. Počet listů s přílohami je uveden ve sloupci č. 3.
Krok 3
Typ korespondence se zadává ve sloupci č. 4. Může to být požadavek, zpráva o vyrovnání, dopis, certifikát, telegram, oznámení atd. Další dva sloupce označují odesílatele a odchozí číslo dopisu.
Krok 4
Souhrn zásilky musí být uveden ve sloupci č. 7. Například: „O poskytnutí osvědčení o dluhu AA Ivanova. banka "nebo" Žádost o přepočet platů VV Sidorova ".
Krok 5
Poté je korespondence rozdána adresátům a po obdržení usnesení je zapsána do sloupce č. 8, v němž jsou v následujících dvou exekutorech uvedena lhůta pro provedení dokumentu. Poznámky označují, že dokument byl proveden a kde je uložen.
