Výpis z pracovní knihy vyhotoví zaměstnanec personální služby organizace na základě písemné žádosti zaměstnance do tří pracovních dnů. Toto ustanovení je zakotveno v čl. 62 Zákoníku práce Ruské federace, jakož i článek 7 Pravidel pro vedení a uchovávání pracovních knih, vytváření forem pracovních knih a poskytování zaměstnavatelů s nimi, schválený vládou Ruské federace ze dne 16. 16. 2003 č. 225 „O pracovních knihách“.
Výpis je vyhotoven na hlavičkovém papíře organizace, pokud existuje, a musí být ověřen podpisem hlavy a pečetí organizace. Výňatek musí obsahovat informace uvedené na titulní stránce a v oddílech „Informace o díle“a „Informace o ocenění“. Výňatek z pracovní knihy je zaměstnanci poskytován bezplatně.
Při ověřování souladu výpisu s originálem sešitu se pod požadovaným „podpisem“umístí certifikační nápis, který se skládá z následujících prvků: nápis „True“; postavení osvědčující osoby; osobní podpis osvědčující osoby; dešifrování podpisu (iniciály, příjmení); datum ujištění. Organizace může použít speciálně vyrobenou pečeť s textem „Správně. Inspektor lidských zdrojů _ “nebo jiný podobný text. Ale i když je tu pečeť, podpis certifikátora musí být připevněn ručně. Pečeť a podpis pověřeného úředníka jsou důkazem správnosti výpisu z pracovní knihy. Prohlášení obsahuje také datum vydání a je zaznamenáno, že původní dokument je v daném podniku, instituci.
