Většina organizací má dokumenty uložené po celá desetiletí. Abyste zabránili ztrátě nebo pomačkání cenných papírů, ukládejte je do složek z plastu nebo sololitu. Než to uděláte, nezapomeňte každé smlouvě přiřadit vlastní číslo. Díky tomu bude snazší jej v případě potřeby najít.
Instrukce
Krok 1
Chcete-li snadno najít tu správnou smlouvu, vytvořte účetní knihu. Vezměte si silný čtvercový notebook. Očíslujte první list. Dejte číslu zabezpečení číslo a zapište si ho do tohoto deníku. Číslo se může skládat pouze z čísel, například 345. Nebo může mít písmena - 123-ID. Kromě toho zadejte datum, kdy byla smlouva uzavřena. Řádek v deníku by měl vypadat takto: 1. Smlouva č. 345-Id ze dne 23. 3. 2011. V poznámkách uveďte podstatu transakce, pokud to vyžaduje firemní styl dokumentace.
Krok 2
Pokud je v organizaci více než jedna právnická osoba, připravte pro každou svůj vlastní deník smluv. Pro označení použijte konvenční symboly. Například zapište dokumenty LLC "Tři medvědi" jako 456-TM. A označte smlouvy z OJSC „Vlk a Červená Karkulka“876-VKSH. Čísla by měla jít do poznámkových bloků, aby nedocházelo ke zmatkům.
Krok 3
I když se každá divize společnosti zabývá prováděním a schvalováním dokumentů, měla by existovat jedna kniha účetnictví smluv. V opačném případě se počty dokumentů budou opakovat, což přinese nesoulad v činnosti společnosti. Požádejte sekretářku nebo vedoucího kanceláře, aby tento deník vedli. Nedávejte zaměstnancům pečeť ani podpis s ředitelem, dokud mu nebude přiděleno identifikační číslo.
