Schopnost rozdělit pracovní úkoly pomůže zvládnout všechny záležitosti včas. Je důležité se naučit, jak upřednostnit a řídit svůj čas. Analyzujte svůj seznam úkolů a proveďte úpravy.
Nezbytné
- - pero;
- - notebook
Instrukce
Krok 1
Abyste pochopili, jaké je v současné době vaše pracovní vytížení, musíte si prohlédnout všechny pracovní úkoly. Vytvořte si seznam úkolů pro daný den. Bez seznamu bude pro vás obtížné orientovat se v tom, co a kdy je nejlepší udělat. Je možné vypsat všechny úkoly bez jakéhokoli systému. Později budete s tímto seznamem pracovat, organizovat jej a optimalizovat.
Krok 2
Projděte si svůj seznam a podrobně se věnujte každé položce. Musíte pochopit, zda je tak důležité dělat to či ono podnikání, nebo to lze smazat. Určete, jaké úkoly můžete přenést na jiné lidi. Není nutné brát vše na sebe a zajistit si maximální zátěž. Naučte se delegovat věci.
Krok 3
Ohodnoťte zbývající případy. Každému úkolu musíte dát bod na základě jeho naléhavosti a důležitosti. Je jasné, že první věcí, kterou musíte udělat, je dokončit nejnaléhavější úkoly. Zvažte také specifika vaší práce. Stává se, že samotná záležitost je nepodstatná, ale kvůli jejímu selhání mohou vaše další projekty po nějaké době trpět.
Krok 4
Zvažte svůj osobní biorytmus. Pokud je pro vás ráno těžké se soustředit, věnujte tuto denní dobu jednoduchým úkolům a večer proveďte něco vážnějšího. Musíte také mít na paměti, že okamžitě po dovolené a dlouhém víkendu může být váš výkon snížen. Proto byste v tyto pracovní dny neměli vkládat příliš velké naděje.
Krok 5
Alternativní úkoly v závislosti na jejich typu. Změna aktivit vám dá příležitost věci rozhýbat, přestavět a odpočinout si od nějaké práce. Například po obtížné a zdlouhavé zprávě můžete věnovat čas nějakému druhu kreativního úkolu. Udělejte prezentaci nebo jděte na schůzku s partnery. Zbavíte se tak pocitu z rutiny a pocítíte, jak různorodé jsou vaše profesionální činnosti.
Krok 6
Naplánujte si své aktivity. To by mělo být provedeno nejen na jeden den, ale také na týden, měsíc a rok. Abyste správně rozložili pracovní zátěž, musíte vidět celkový obraz. Pokud analyzujete a určíte, v jakém čase se vám nashromáždí nejvíce případů, například v závislosti na sezónnosti, můžete plánovat projekty, které mohou počkat, ne na nejteplejší období.
Krok 7
Pokud máte podřízené, musíte mezi ně spravedlivě rozdělit pracovní zátěž. Srovnejte si navzájem pracovní úkoly z hlediska složitosti a pracovního nasazení, aby kolegové na nižší úrovni pracovali stejně. Pro dobro běžné věci můžete přenášet úkoly z jednoho zaměstnance na druhého, podle toho, kdo je v tom, co je lepší. Ale i zde by mělo být všechno spravedlivé.
