Rozhodnutí přijatá na valné hromadě jsou samozřejmě zaznamenána v zápisu. Jsou však přijaty k provedení, pouze pokud je správně formalizována. V tomto případě jsou hlavní požadavky kladeny na obsah dokumentu, nikoli na jeho formu. Při jeho sestavování by proto měla být věnována zvláštní pozornost označování povinných údajů. Nepozornost v tomto případě může ohrozit uznání rozhodnutí přijatých jako nezákonná.
Nezbytné
Papír A4
Instrukce
Krok 1
Začněte tím, že si vezmete hlavičkový papír společnosti určený pro papírování pro interní použití. Tím se zjednoduší váš úkol, což vám umožní ručně nevyplňovat podrobnosti o organizaci. Pokud ne, vezměte obyčejné listy A4 kancelářského papíru a napište název organizace nebo komunity a její počáteční podrobnosti. Dále uveďte místo a čas schůzky. Vycentrujte název dokumentu „Minuty“a hned pod ním stručně popište téma schůzky.
Krok 2
Úvodní část dokumentu zahájíte uvedením zvoleného předsedy schůze a tajemníka. Dále uveďte přepis svého celého jména a pracovní pozice. Stejně tak uveďte ostatní účastníky schůzky za slovem „Zúčastněte se“. Pokud existuje velký počet osob, uveďte jejich počet zde a uveďte odkaz na aplikaci, ve které budou uvedeny. Posledním odstavcem úvodní části je agenda. Tady, v pořadí, napište všechny problémy, které jsou předloženy k posouzení na tomto setkání.
Krok 3
Připravte hlavní část zápisu v souladu s pořadem jednání, dodržujte pořadí projednávání čísel podle jejich číslování v oznámení. Popis každé položky začněte v sekci „Posloucháno“, ve které jsou uvedeny názvy reproduktorů. V části Řečníci uveďte texty jejich zpráv. Na závěr napište rozhodnutí přijatá v odstavci „Rozhodnuto“, s uvedením počtu těch, kteří hlasovali „pro“, „proti“nebo „zdrželi se“.
Krok 4
V závěrečné části umístěte podpisy předsedy schůze a tajemníka, který vyhotovuje zápis. Zde informujte o přiloženém přepisu valné hromady, pokud zápis nebyl vyhotoven během zasedání, ale byl vyhotoven později.
