Bez ohledu na typ činnosti, které se organizace věnuje, v průběhu své životnosti vytváří značné objemy dokumentace, které musí být zachovány. Čím větší je společnost a čím širší je rozsah jejích činností, tím větší je objem nahromaděných dokumentů. Přirozeně, dříve či později vyvstane otázka třídění a zničení irelevantní dokumentace. Zbývá určit, co může být zničeno a co je ještě třeba uchovat.
Instrukce
Krok 1
Za účelem systematizace dokumentace je pro každý dokument přijatý k uložení nutné určit dobu skladování, po které může být dokument zničen bez rizika pro organizaci.
Použijte schválený seznam dokumentů, u nichž Rosarchiv stanoví dobu uložení. Hlavním dokumentem, kterým by se mělo při systematizaci tohoto druhu dokumentace řídit, je „Seznam typických řídících dokumentů generovaných při činnosti organizací s uvedením doby skladování“(schválen Rosarchivem dne 6. 10. 2000)
Krok 2
Prostudujte si také kontrolní seznamy oddělení, ke kterým se budete muset uchýlit, pokud vaše organizace spadá pod kvalifikaci oddělení (například existují kontrolní seznamy pro vojenská oddělení, bankovní oddělení atd.). Pro nejběžnější typy organizací byly také vytvořeny seznamy dokumentace (například pro akciové společnosti).
Krok 3
Řada dokumentů je předmětem uchovávání v souladu s jejich specifiky, například je nutné uchovat daňovou dokumentaci po dobu nejméně 4 let a finanční výkazy - nejméně 5 let.
Krok 4
Používání seznamů je nejpohodlnějším způsobem organizace dokumentů, protože pro každý typ dokumentace existuje jasné období uchování. Ne všechny dokumenty však lze zařadit do seznamů. U některých dokumentů by dobu uložení měla stanovit samotná organizace.
Za tímto účelem organizace příslušnou objednávkou vytvoří odbornou komisi, která pravidelně zkoumá hodnotu dokumentů, určuje doby uložení a ničí dokumenty, u nichž doba skladování vypršela nebo není požadována. Je důležité, aby v komisi byli lidé, kteří dokáží vypočítat relevantnost dokumentu a pravděpodobná rizika jeho ztráty.
