V průběhu ekonomické činnosti vedoucí společnosti uzavírají mnoho různých smluv s dodavateli a odběrateli. Aby bylo možné sledovat dobu platnosti těchto předpisů, používají některé organizace takzvané registry smluv. Pojem „registr“obecně znamená určitý protokol registrace příchozích a odchozích dokumentů. Jak vytvořit takovou databázi?
Instrukce
Krok 1
Nejprve se musíte rozhodnout, jaké informace chcete v registru vidět, tj. Zvýraznit si nejdůležitější kritéria. Poté v deníku, který lze provádět v aplikaci Excel i pomocí běžného poznámkového bloku (nejlépe formátu A4), vytvořte tabulku.
Krok 2
Pokud jste se zastavili u druhé metody, nejdříve vytvořte titulní stránku. Napište na ni podrobnosti o organizaci, tj. INN, KPP, OKATO, adresu sídla a vedoucího organizace. Uprostřed napište „Registr smluv na (uveďte období)“.
Krok 3
Dále na dalším listu vytvořte tabulku skládající se ze šesti sloupců. V prvním sloupci uveďte číslo smlouvy uzavřené s protistranou, ve druhém - datum regulačního právního dokumentu a ve třetím - datum jeho skončení.
Krok 4
Dále uveďte název protistrany, dodavatele a předmět smlouvy, například vývoj účetních programů. Volitelně můžete uvést částku smlouvy, zda existuje další dohoda a další podmínky. Smlouvy se zpravidla zadávají v chronologickém pořadí. Po skončení tohoto období je vhodné dokument bleskovat, očíslovat a podepsat s vedoucím organizace. Poté předejte registr do archivu.
Krok 5
K sestavení registrů můžete také použít speciálně vyvinutý program, který se nazývá „Registr smluv“. Umožňuje vám sledovat platby na základě smluv, datum vypršení platnosti těchto dokumentů a vést záznamy o zaplacených částkách. Program automaticky generuje seznamy, které po uplynutí období můžete vytisknout na papír.
Krok 6
Můžete se zastavit u třetí metody, tj. Pomocí programu Excel. Sloupce v tabulce mohou mít přibližný obsah, jako při použití první metody. Na konci období vytiskněte registr a předejte jej hlavnímu účetnímu k podpisu.
