Dokumenty jsou nedílnou součástí veškerých papírování v podniku nebo organizaci, bez ohledu na to, zda jsou soukromé nebo veřejné. Dokumenty jsou vyplňovány, tříděny, odesílány, přijímány atd. Pokud existuje více dokumentů, je prostě nutné vypracovat rejstřík - to nejen zjednoduší práci úředníků a dalších kategorií pracovníků (ekonomové, účetní atd.), Ale také zaměstnanců jiných organizací, pokud přijmou dokumenty, které posíláte.
Instrukce
Krok 1
Shromážděte potřebné dokumenty jedné kategorie, tj. Dokumenty související s jedním typem (potvrzení výrobních nákladů, akceptační / prodejní dokumenty atd.). Samostatně shromažďujte administrativní dokumentaci: objednávky, vyhlášky, objednávky. Seřaďte je podle autorství (objednávky vedoucího organizace, objednávky vedoucích oddělení atd.).
Krok 2
Vytvořte složky pro ukládání dokumentů, které již byly vytříděny, a ukládejte vše v chronologickém pořadí. Vytvořte soupis každé složky. Dejte jim inventární číslo.
Krok 3
Vytvořte tabulku založenou na dokumentech s příslušnými poli a rozdělte list na sloupce a řádky. Podepište sloupce podle účelu dokumentu a jeho funkčnosti. Současně nezapomeňte, že registr musí obsahovat komplexní informace o dokumentech, abyste z jednoho či druhého důvodu nemuseli znovu a znovu otevírat samotný dokument a z nějakého důvodu jej studovat. Například registr dokladů potvrzujících vzniklé výdaje tedy musí obsahovat následující sloupce: číslo dokladu, název, obsah dokladu, částka a značka na vrácení dokladu.
Krok 4
Na druhé straně registr dokumentů akcionářů JSC, JSC atd. musí obsahovat údaje nezbytné k identifikaci všech osob zapsaných v rejstříku, stanovení jejich práv k akciím, o příjmu z akcií osob zapsaných v rejstříku, shromažďování údajů o všech majitelích akcií, jakož i informace o přijímání všech druhů oznámení o schůzkách a jiných událostech.
Krok 5
Měli byste si uvědomit, že při sestavování registru dokumentů pro vaše pohodlí a rychlost vyhledávání v budoucnu je nutné uchovávat všechny záznamy v chronologickém pořadí.
Krok 6
Pouze pokud je rejstřík dokumentů správně sestaven, nebudete muset trávit více času hledáním, můžete rychle a snadno najít papír, který potřebujete, odeslat požadovaný požadavek nebo oznámení a jednoduše dělat svou práci ve vysoké kvalitě.
