Správné ukládání dokumentů je důležitým prvkem kancelářské práce. Před odesláním dokumentů do archivu je nutné je přeblikat. Chcete-li to provést, měli byste znát základní pravidla pro archivaci případů.
Je to nutné
- - šídlo;
- - jehla;
- - drsná nit;
- - lepidlo.
Instrukce
Krok 1
Očíslujte všechny listy pomocí černé olověné tužky. Číslo je umístěno v pravém horním rohu. Umístěte dokumenty v chronologickém pořadí, počínaje nejstaršími. Pokud existují obálky s připojenými dokumenty, musíte obálku očíslovat a poté každý dokument v ní.
Krok 2
Odstraňte všechny kancelářské sponky a další kovové součásti. Pokud váš dokument nemá okraj pro ukládání, přilepte na něj kousek papíru. Připravte všechny papíry na šití založením čtyř vpichů a umístěním do lepenkového krytu.
Krok 3
Svazky dokumentů musí být upnuty svorkou, propíchnuty šídlem nebo vyvrtány speciálním zařízením pro sešívání dokumentů. Bez odstranění svorek šijte papíry dlouhou jehlou pomocí hrubé nitě, motouzu nebo pásky.
Krok 4
Pro správné šití je nutné vpíchnout jehlu ze zadní strany do otvoru, který je druhý v řadě, projít jehlou podél zadní strany a vrátit se zpět do druhého otvoru. Poté musí být jehla vytažena na přední stranu a druhá díra musí být šitá, ale již shora. Nit je vytažena zezadu a její dva konce jsou upevněny tak, aby mohly být konce niti utěsněny papírem (pauzovací papír).
Krok 5
Pečeť organizace je umístěna na papíře nalepeném na vláknech a podepisují se také úředníci (ředitel, hlavní účetní). Na lepenkovém obalu je nalepen soupis dokumentů, které jsou ukládány do svazku. Měl by označovat název organizace a její strukturální jednotky, uvádět datum, označovat dobu uchovávání dokumentů a archivní kód, pokud je ve vaší organizaci přijat.
