Za obrovskou a samostatnou oblast archivní práce se považují ty otázky, které se vztahují k přípravě dokumentů k jejich doručení do archivu organizace. Proto si zaslouží vážnou pozornost, protože v této fázi práce s dokumenty dochází často k různým metodickým a praktickým chybám, které v budoucnu mohou mít negativní důsledky pro práci archivu.
Instrukce
Krok 1
Veškeré práce spojené s přenosem dokumentů do archivu, včetně personálních papírů, jsou obvykle rozděleny do následujících fází: - v první řadě je nutné provést tvorbu dokumentů v současné produkci a po jejím dokončení;
- po vytvoření případů musí být vypracovány v souladu se všemi stanovenými pravidly;
- poté proveďte zkoušku hodnoty a připravte se na archivaci;
- provést soupis všech dokumentů přenesených do archivu organizace;
- v poslední fázi přenést úřední dokumenty do archivu organizace.
Krok 2
Nejprve byste měli provést správné vytvoření dokumentů týkajících se personálu v určitých komplexech, to znamená v případech. Ve zvláštních složkách by takové úřední listiny měly být vytvářeny jako objednávky na různé aspekty činnosti zaměstnanců společnosti, na zaměstnance, kteří mají pro jejich ukládání přiděleny různé časové rámce. Tuto fázi je nutné provést, protože část objednávek vztahujících se k personálu je věnována výhradně platným otázkám ovlivňujícím místo výkonu práce, stejně jako odměnám zaměstnancům a přesunu do pracovní pozice. Tento typ papíru musí být uložen v archivu podniku po dobu nejméně sedmdesáti pěti let. Současně většina objednávek, které se týkají složení osob, odráží provozní záležitosti zaměstnanců společnosti: objednávky na služební cesty, ve službě, na dovolenou atd. Tyto dokumenty by měly být uchovávány po dobu pěti let. Pro usnadnění používání vyhledávání a usnadnění práce v různých případech by měly být vytvořeny práce s pětiletým a sedmdesátipětiletým obdobím.
Krok 3
Je nutné správně sestavit osobní účty zaměstnanců podniku a všech zaměstnanců, které se vztahují k údajům o mzdách, striktně v abecedním pořadí. Všechny dokumenty v osobních složkách by měly být uspořádány pouze v chronologickém pořadí podle data jejich přijetí. Je také nutné, aby všechny papíry umístěné ve složce pořídily archivní soupis, který obsahuje takové podrobnosti jako: - název příspěvku;
- pořadové číslo papíru zahrnutého do inventáře;
- počet listů v dokumentu;
- datum a číslo dokladu (je-li to nutné);
- souhrnný záznam o počtu listů papíru zahrnutých do osobního spisu;
- Poznámka.
