V průběhu své produkční činnosti vytváří jakýkoli podnik mnoho dokumentů, které musí být uloženy po určitou dobu a někdy i po dlouhou dobu. Z tohoto důvodu je nezbytná organizace archivu.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte nezbytné podmínky pro ukládání dokumentů v archivu. Místnost musí být především chráněna před přímým slunečním zářením, úroveň vlhkosti vzduchu nesmí překročit přípustnou úroveň a musí být také uzavřen přístup neoprávněným osobám.
Krok 2
Vezměte prosím na vědomí, že podle požadavků na prostory archivu není jeho umístění povoleno v dřevěných budovách, zchátralých budovách, budovách s vlhkými základy, podkroví nebo suterénech. Zároveň by měly být prostory určené k uložení různých archiválií v upravené budově izolovány od zbytku prostor, které se v této budově nacházejí. Rovněž není povoleno umisťovat archiv do prostor budovy, které obývají veřejné stravovací služby, organizace skladující chemické nebo požární nebezpečné látky, sklady potravin.
Krok 3
Vyhledejte archiv organizace v budově přizpůsobené nebo speciálně konstruované pro ukládání záznamů. Místnost musí být odstraněna z nebezpečných předmětů v souladu s požární bezpečností. Patří sem například parkoviště, čerpací stanice, garáže. Také by neměly být žádné objekty, které znečišťují ovzduší v blízkosti prostor archivu podniku.
Krok 4
Při výběru místnosti vhodné pro organizaci archivu mějte na paměti, že pro normální provoz archivu je zapotřebí několik samostatných místností: archivační úložiště; prostor pro příjem dokumentů; prostory pro použití uložených dokumentů; pracovní místnost pro zaměstnance archivu.
Krok 5
Přesuňte archivní úložiště mimo laboratoř, domácnost a průmyslové prostory. Zároveň dávejte pozor na to, že nemá společné větrací kanály a je oddělen od sousedních místností pomocí ohnivzdorných zdí a stropů s limitem požární odolnosti nejméně dvě hodiny. V archivní místnosti je rovněž vyloučeno pokládání kanalizace a vodovodu.
Krok 6
Vypracujte pro organizaci skladování „Předpisy o skladování dokumentů“a schválte ji s hlavou. Kromě toho by na základě příkazu vedoucího měla být jmenována osoba, která bude odpovědná za archiv. Rovněž se zřizuje speciální odborná komise, která bude pravidelně provádět kontrolu dokumentů z hlediska dodržování lhůt jejich skladování.
