Provádí se kontrola zásob za účelem zjištění, jak účetní údaje odpovídají skutečnému stavu věci. Pomáhá identifikovat nedostatky a nepřesnosti při vedení záznamů o objektech. Při inventarizaci je třeba dodržovat řadu pravidel a předpisů.
Pravidla inventury
Inventarizace musí být provedena bezchybně v následujících případech:
- před nadcházející přípravou výročních zpráv;
- při změně finančně odpovědných osob;
- při reorganizaci společnosti;
- v případě přírodní katastrofy, požáru atd.;
- při odhalování skutečností poškození majetku nebo krádeže.
Inventarizace se provádí za povinné účasti finančně odpovědných osob. Před zahájením inventury musí poskytnout potvrzení, že veškerý příchozí hmotný majetek byl zaevidován, doklady o výdajích a příjmech byly zaslány na účetní oddělení, odepsaný hmotný majetek byl odepsán. Před zahájením inventarizace dlouhodobého majetku je vhodné zkontrolovat účetní doklady. Může se jednat o zásoby, knihy zásob a další registry. Zkontrolují se také dokumenty k dlouhodobému majetku a technické pasy zařízení.
Do seznamu zásob jsou zahrnuty chyby při vedení účetních dokladů zjištěných během inventury. Odráží se také informace o neregistrovaných objektech. U budov je uveden jejich účel, počet podlaží, rok výstavby, hlavní materiály, ze kterých jsou postaveny. Na mostech - rozměry, umístění, použité materiály. Na silnicích - jejich typ, délka, šířka silnice a materiál vozovky. Podle skutečného technického stavu se stanoví odpisy dlouhodobého majetku, tyto údaje se rovněž zapisují do inventárního seznamu. Pokud je dlouhodobý majetek převeden, obnoven a v souvislosti s tím změnil svůj primární účel, je takový objekt zahrnut do inventáře s novým názvem.
Pro dlouhodobý majetek, který nelze použít a obnovit pro užitečné použití, se sestavuje samostatný inventář. Takový soupis označuje dobu, kdy byl objekt uveden do provozu, a důvody, kvůli kterým se stal nepoužitelným - úplné opotřebení, poškození atd. Další inventář se sestavuje pro dlouhodobý majetek, který si organizace pronajala a je v úschově. Poté se provede inventarizace hmotného majetku, který není dlouhodobým majetkem. Může to být spotřební materiál, zboží na prodej atd.
Opětovné předání a nedostatečné předání
Hmotná aktiva neodrážející se v registrech a zjištěná během auditu se zapisují do seznamu zásob v aktuální tržní hodnotě. Je na nich vystaven úvěrový doklad a jsou zohledněny další příjmy.
Pokud některé materiálové hodnoty nestačí, zaznamená se skutečnost selhání. Může se to projevit dvěma způsoby:
- není-li vinník identifikován - v neprovozních nákladech;
- je-li vinník identifikován, také v neprovozních nákladech, ale se současným odrazem vráceného schodku.
