Osobní spis je celý objem dokumentů pro zaměstnance, který obsahuje potřebné osobní údaje o zaměstnanci a údaje o jeho senioritě. Osobní spis je veden individuálně pro každého zaměstnance v samostatné složce. Aby osobní spis zaměstnance umožňoval pohodlně systematizovat informace o zaměstnanci, existují určitá pravidla pro jeho vytváření.
Instrukce
Krok 1
Nezapomeňte, že osobní spis je povinně veden pouze pro zaměstnance institucí veřejné služby, všichni ostatní zaměstnavatelé rozhodují, zda budou osobní záležitosti provádět podle svého uvážení. Současně, pokud bylo rozhodnuto o správě osobních spisů zaměstnanců, měla by být dokumentace vypracována v souladu s pravidly pro kancelářské práce.
Krok 2
Osobní spis zaměstnance zahrnuje poměrně velké množství dokumentace, včetně profilu zaměstnance, jeho biografie, doporučení a charakteristik, dokladů o vzdělání atd. Jedním z nepostradatelných atributů osobního spisu zaměstnance je interní soupis dokladů o případu.
Krok 3
Vytvořte interní soupis dokumentů - jedná se o první dokument, který se do případu investuje. Vzhledem k tomu, že osobní soubor je vytvořen v chronologickém pořadí, je inventář sestaven stejným způsobem. Do inventáře se tedy nejprve zapíše celý seznam dokumentů vypracovaných a přijatých od zaměstnance při najímání. V budoucnu po obdržení nové dokumentace uložte dokumenty do kufru a chronologicky je vložte do inventáře.
Krok 4
Při vedení osobního spisu zaměstnance přiřaďte každému podanému dokumentu pořadové číslo. Označte stránky samostatným číslováním. Kromě toho mu v závislosti na kategorii dokumentu přiřaďte speciální rejstřík.
Krok 5
Při zadávání údajů do interního soupisu osobních spisových dokumentů uveďte informace o pořadovém čísle a rejstříku každého dokumentu, celé jméno dokumentu a počet listů v případě, že tento dokument zabírá. Očíslujte listy, na nichž je inventář prováděn, odděleně od obecného pole případu. Potvrďte interní inventář svým vlastním podpisem a jeho přepisem označujícím pozici. Správné vyplnění interního inventáře umožňuje systematizovat osobní soubory zaměstnanců a usnadnit a zefektivnit přístup k informacím o zaměstnanci.
