Ve velkých organizacích většina návštěvníků obvykle získá informace, které potřebují, ze sekretariátu. Jaký dojem z komunikace zanechá asistent manažera? Bude klient chtít znovu zavolat? Obdrží zájemce komplexní odpovědi na své otázky? Abyste si byli jisti pozitivními vlastnostmi sekretářky, musíte se zodpovědně připravit na první schůzku a kompetentně organizovat a vést rozhovor.
Instrukce
Krok 1
Tajemník je tváří společnosti. Nejprve posuďte vzhled žadatele. Koneckonců, ne nadarmo se říká, že jsou vítáni svým oblečením, ale jsou doprovázeni jejich myslí. Jak úhledně a příjemně vypadá sekretářka může jít dlouhou cestu k získání smlouvy, kterou potřebujete, nebo k vyjednávání nadcházejících jednání. Pokud máte svůj vlastní „obraz“, zkuste naslouchat své intuici. Pokud souhlasíte v pozici člověka, který vám způsobuje vnitřní rozpory, pak s ním bude pravděpodobně obtížné pracovat, protože tajemník není jen tváří společnosti, ale také pravou rukou manažera. Neschvalujte však okamžitě někoho, kdo vás potěší jasným a krásným vzhledem. Pěkný obrázek může být rychle nudný a papíry zůstanou nesestavené.
Krok 2
Během konverzace pozorně poslouchejte: sekretářka bude komunikovat s klienty, bude telefonovat a psát dopisy. Jeho řeč by měla být kompetentní, konce konzistentní a tón benevolentní. Zvláštní pozornost věnujte přítomnosti takzvaných parazitických slov v řeči. Pokud je monolog žadatele plný zbytečných „tak to znamená“, „abych tak řekl“, „ehm“, „dobře“, pak je nepravděpodobné, že byste v obchodním prostředí absenci těchto výrazů dosáhli. Používání žargonu a slangu je považováno za nepřijatelné, pokud sami nedovolíte, aby konverzace probíhala neformálně.
Krok 3
Požádejte sekretářku, aby zadala diktát. Zkontrolujete tedy tři důležité vlastnosti najednou: rychlost tisku, gramotnost psaní a dovednosti osobního počítače. Záměrně udělejte stylistické chyby a sledujte reakci žadatele. Pokud zdvořile doporučí nejvhodnější způsob konstrukce fráze, označte si to „plus“.
Krok 4
Pečlivě si prostudujte životopis sekretářky. Věnujte pozornost předchozím pracovním místům, zeptejte se uchazeče na důvody odchodu. Zdvořilý a pohotový člověk nikdy nebude nestranně hovořit o bývalém vůdci, „házet bláto“na tým nebo mluvit o svých vlastních chybách. Nejpřijatelnější odpovědí, kterou můžete slyšet, je nesoulad platových očekávání. Zvýrazněte klíčová slova v textu životopisu a v příběhu partnera: přesnost, řádnost, odolnost proti stresu, společenskost, zdvořilost. Pamatujte, že sekretářka je často spojovacím článkem mezi různými odděleními organizace; jak nálada manažera, tak pohodlí, přátelská atmosféra a pořádek v celé kanceláři mohou záviset na jeho profesionálních a osobních kvalitách.
