Kancelářská práce je důležitou součástí činností jakéhokoli podniku, což vám umožňuje vést záznamy o všech administrativních a obchodních dokumentech. Zaměstnanec nebo celá jednotka, jejíž úkoly zahrnují kancelářskou práci, existují v každém podniku bez ohledu na formu jeho vlastnictví. Kompetentně dodávaná kancelářská práce je zárukou dobře koordinované práce celého podniku a jeho rychlé reakce na změny v obchodních a tržních podmínkách.
K čemu je kancelářská práce?
Dříve nebo později, po zahájení činnosti, se každý podnik potýká s potřebou organizovat práci s dokumenty, které jsou základním nástrojem pro správu, protože s jejich pomocí je prováděn přenos pokynů a jsou sdělována rozhodnutí managementu konkrétnímu umělci. Systém kancelářské práce v podniku je navržen tak, aby zajistil standardizaci a jednotnost dokumentace, organizoval její účetnictví a skladování s cílem usnadnit práci s obchodními dokumenty. Mezi funkce systému kancelářské práce patří:
- kompetentní organizace pracovního toku, zajištění rychlého přenosu dokumentů po nejkratší cestě s minimální spotřebou času, což vám umožní kontrolovat průchod jakéhokoli dokumentu a jeho provedení v pravý čas;
- automatizovaný systém pro registraci a účtování veškeré příchozí, odchozí a interní dokumentace;
- archivace dokumentů, která umožňuje jejich systematizaci podle formálních kritérií a jejich formulování do případů;
- vytvoření nomenklatury případů - systém kódů podle seznamů hlaviček případů, usnadňující jejich systematizaci a určující doby archivace stanovené legislativními nebo průmyslovými předpisy.
Pokud jsou implementovány všechny tyto funkce práce s tokem dokumentů v podniku, můžeme říci, že systém práce v kanceláři je odladěn a funguje podle potřeby.
Organizační a právní aspekty
Jakýkoli dokument obsahující podrobnosti o podniku se považuje za obchodní listinu, a proto jsou pro něj stanoveny právní důsledky, tj. tento dokument může být již předložen soudu při řešení vzniklých konfliktů a rozporů. Proto by vedení kancelářské práce mělo být prováděno na základě regulačních dokumentů - speciálně vyvinutých pokynů, ověřených právní službou a schválených vedoucím podniku. Tato instrukce není jen manuálem, ale také dokumentem, který je pro provedení povinný, takže s ním musí být seznámeny všechny zúčastněné osoby proti podpisu.
Formuláře dokumentů, v souladu s nimiž podnik vykonává své činnosti, musí být standardizovány. Složení podrobností, které musí být uvedeny na formulářích, je stanoveno v souladu s normou GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování . Stejná norma rovněž stanoví požadavky na konstrukci obchodní a administrativní dokumentace.
