Jednotka pro interakci s médii není vždy zpočátku zahrnuta do organizační struktury organizace. Připravenost pracovat v mediálním prostoru přichází s rozvojem organizace. V takových případech musí najatý tiskový tajemník organizovat tiskovou službu od nuly a zavést její systematickou práci.
Pokud organizace nikdy předtím nepracovala v oblasti médií, musí nově přijatý kurátor tiskové služby absolvovat seriózní školení v následujících oblastech:
- výběr klíčových řečníků;
- zahájení práce se strukturálními jednotkami za účelem poskytnutí informací vhodných pro publikaci v médiích;
- technické vybavení tiskové služby a první mediální plán
Od správy po média
Plnému provedení může každému z určených bodů trvat značné množství času. Pokud však mluvíme o prioritách, pak by hlavní věcí mělo být hledání klíčových řečníků organizace. Chcete-li přilákat média a přimět je, aby viděli nejen inzerenta v organizaci, ale také informátora, bude nutné spolupracovat s vedoucími organizace. Mezi nimi - generální ředitel, kancelář poslanců, vedoucí oddělení a oddělení v oblastech. Tito lidé by měli jasně chápat potřebu komunikace s médii, rozumět důležitosti každého komentáře a systematické práci v této oblasti obecně.
Řečník, i když se o mediální aktivity zajímá nejvíce, se při komunikaci s novináři cítí trapně a trapně. Odstranění těchto bariér je úkolem kurátora tiskové služby. Toho lze dosáhnout předvedením tiskové dokumentace s příklady nejlepších veřejných vystoupení již známých mediálních osobností.
Interní informátoři
Kromě vedení by měli být všichni vedoucí oddělení a oddělení informováni o mediálních cílech a cílech společnosti. Je lepší to udělat během příští schůzky, během níž by vedení mělo stanovit úkol poskytovat úplné informace tiskové službě. Všichni členové týmu by měli pochopit, že tato odpovědnost není rozmarem tiskového tajemníka, ale novým strategickým úkolem managementu.
Chcete-li navázat produktivní interakci s odděleními, je nutné, aniž byste čekali na poskytnutí informací, pokusit se ponořit do jejich práce zevnitř. V tomto pomohou čtvrtletní zprávy o odděleních, komunikace s vedením a přímo exekutory. Být přáteli s každým a být otevřen novým informacím je jedním z klíčů k efektivní práci tiskové služby.
V procesu práce s určitými segmenty společnosti může být obtížné průběžně poskytovat informace. Často je to způsobeno zaměstnáním specialistů oddělení v přímé linii práce. Je neproduktivní zakrýt odpor, že kolegové považují informační úkoly společnosti pod hlavní odpovědnost. Proto stojí za to nastolit otázku vytváření interních předpisů pro podávání informací s určitou frekvencí. A aby tím neutrpěly vnitřní korporátní vztahy, měl by tiskový mluvčí kontaktovat přímo vedení oddělení s žádostí o poskytnutí přímého přístupu k informacím pro jejich zpracování, aby nedošlo k přetížení zaměstnanců oddělení prací. Manažeři tyto iniciativy obvykle vítají.
První krok k publicitě
Po skončení interní přípravy začíná fáze dosažení úrovně veřejnosti. To bude vyžadovat studium hromadných sdělovacích prostředků, které se mohou potenciálně stát mediálními platformami pro publikování informací o společnosti. V závislosti na strategických cílech by se tiskový tajemník neměl omezovat na specializované publikace. Mezi potenciální informační partnery lze bezpečně zahrnout zpravodajské agentury na místní, regionální a federální úrovni, televizi, rozhlas atd.
Nepodceňujte platformy, které, i když nemají status média, často překonávají své informační kolegy v efektivitě. Jedná se o blogery, skupiny a komunity na sociálních sítích, informačních webech atd.
Nebude nadbytečné přemýšlet o aktivitě společnosti na sociálních sítích bez prostředníků. Nikdo se s tímto úkolem nedokáže vyrovnat lépe než tiskové středisko, které zná práci společnosti uvnitř i venku.
Souběžně s přípravnými pracemi bude tiskový tajemník muset vypracovat seznam nezbytných technických prostředků pro práci. Kromě standardní sady kancelářských potřeb je to kamera, diktafon, pevné disky pro ukládání materiálů.
První mediální plán - publikační strategie společnosti pro blízkou budoucnost - by měl být vypracován s očekáváním, že média budou mít na pozoru před informacemi z dříve neznámého zdroje. To může zpočátku vysvětlovat velké množství publikací na komerčním základě. Konečné podrobnosti musí být dohodnuty s vrcholovým vedením.
