Neexistuje jediný přísný formulář pro napsání zprávy. Každá organizace, jak získává zkušenosti, vyvíjí vnitřní pravidla a požadavky na ni. Pokud je psaní zprávy poprvé, snažte se, aby byla smysluplná a logická.
Instrukce
Krok 1
Určete formulář hlášení. Zpráva může být textová a statistická. V první jsou informace prezentovány ve formě souvislého příběhu, který je v případě potřeby doplněn tabulkami, grafy a dalšími ilustracemi. Ve statistické zprávě je opak pravdou: číselné ukazatele a diagramy jsou doprovázeny krátkým textovým vysvětlením.
Krok 2
Nastavte časový rámec. O práci lze psát zprávu za týden, měsíc, čtvrtletí, rok. Někdy je ale nutné podat zprávu o konkrétní události, jejíž organizace a realizace trvala několik dní. V každém případě by měla být informace o načasování uvedena v názvu zprávy, například: „Zpráva o práci katedry ve druhém čtvrtletí roku 2011“nebo „Zpráva o semináři o vedení záznamů 23. – 25. Ledna, 2011 “.
Krok 3
Navrhněte strukturu zprávy. V první části vytvořte „Úvod“, ve kterém stručně popíšete cíle, které byly před vámi, metody a výsledek jejich dosažení.
Krok 4
Dále zvýrazněte malé části, které odrážejí práci odvedenou v plném rozsahu: příprava, fáze realizace projektu, dosažené pozitivní výsledky, problémy, s nimiž se setkáváme, a možnosti jejich odstranění. Věnujte zvláštní pozornost finanční stránce. Je třeba jej zvýraznit v samostatné části a podrobně popsat v souladu s požadavky účetnictví organizace.
Krok 5
Buďte krátcí a k věci. Nepředpokládejte, že objem zprávy podtrhne její důležitost. Naopak, váš šéf vyhodnotí vaši schopnost vyjadřovat myšlenky stručným, jasným a kompetentním způsobem.
Krok 6
Doplňte hlavní část zprávy o přílohy podporující fakta, která jste popsali. Může se jednat o faktury a jiné účetní doklady, kopie děkovných dopisů, publikace o akci v periodikách atd.
Krok 7
Uzavřete sestavu částí Závěr. Zde budete formulovat ty závěry a návrhy, které vznikly po dokončení práce a mohou být pro organizaci užitečné v budoucnu.
Krok 8
Vytiskněte zprávu na listy A4. Nepoužívejte efektní písma a velikosti znaků pod 12. Počet stránek. Pokud je sestava velká, vytiskněte obsah na samostatný list, který vám pomůže rychle se orientovat v textu. Navrhněte titulní stránku a umístěte sestavu do složky.
