Osobní spisy všech zaměstnanců v důchodu a zaměstnanců v důchodu musí být odeslány do archivu k uložení (článek 17 federálního zákona č. 125-F3). Zaměstnanec personálního oddělení je povinen připravit složky s dokumenty a předat je z ruky do ruky oprávněnému zaměstnanci archivu.
Nezbytné
- - složky;
- - pojivo;
- - tužka;
- - inventář;
- - převést zásoby.
Instrukce
Krok 1
Před odesláním osobních spisů do archivu pečlivě připravte všechny dostupné dokumenty, které po propuštění zaměstnanců zůstaly v personálním oddělení. Legislativa stanoví určité lhůty, ve kterých je nutné mít čas na předání osobních spisů zaměstnanců k archivaci. Neměly by překročit 12 měsíců po propuštění.
Krok 2
Uspořádejte každý osobní soubor v opačném chronologickém pořadí. Pokud byla v průběhu zaměstnání první stránkou žádost napsaná zaměstnancem o zaměstnání, bude v archivních dokumentech první stránkou rezignační dopis.
Krok 3
Všechny listy složené ve správném pořadí, pořadač s pořadačem, číslo v pořadí. Vytvořte soupis na samostatném listu. Pod sériovým číslem zadejte všechny vázané stránky vašeho osobního souboru.
Krok 4
Připojte inventář v horní části všech stránek. Pokud vyplňujete osobní složku pro každého zaměstnance zvlášť, umístěte ji do kartonové složky, velkými tiskacími písmeny napište první písmeno příjmení zaměstnance a rok výpovědi.
Krok 5
Při přenosu případů do archivu je přípustné umístit několik případů zaměstnanců v důchodu do jedné složky, ale počet listů v něm by neměl překročit 250. V jedné složce dát případy zaměstnanců v důchodu do jednoho roku, jejichž jména začínají se stejným písmenem. Taková registrace osobních spisů se nejčastěji používá ve velkých podnicích, kde během jednoho roku projde velký tok personálu.
Krok 6
Pro všechny připravené případy vypracujte předávací list, který má jednotný formulář. Do sloupce č. 1 zapište pořadové číslo každého případu, do sloupce č. 2 - rejstřík každého případu podle nomenklatury, č. 3 - název záhlaví případů, č. 4 - data, Č. 5 - počet listů přenesených pro každý případ zvlášť, č. 6 - doby skladování, č. 7 - dodatky nebo stávající poznámky.
