Osobní složkou zaměstnance jsou informace, které odrážejí všechny fáze vztahu mezi zaměstnancem a organizací. Je tvořen (udržován a formalizován) personálním orgánem nebo speciálně pověřeným úředníkem. Osobní spis je nutné pořídit v souladu s platnými pravidly vedení záznamů.
Nezbytné
- Složka "Osobní soubor";
- Dokumenty zaměstnance (nebo jejich kopie);
- Pero;
- Děrovačka.
Instrukce
Krok 1
Osobní spis se spouští po zveřejnění objednávky o jmenování zaměstnance na pozici.
Krok 2
Osobní spis obsahuje: interní soupis dokumentů; dotazník a osobní list v personálních záznamech; souhrn;
kopie dokladů o vzdělání (a všech osvědčení o kvalifikaci); průkazy totožnosti; osvědčení a další dokumenty potvrzující změny v osobních údajích zaměstnance (kopie oddacího listu, DIČ, pojistného listu, rodných listů dětí); dohoda o odpovědnosti; kopie všech objednávek na schůzku, převod, pobídky, služební cesty, dovolenou atd.; pracovní smlouva (smlouva); údaje o recertifikaci; charakteristiky.
Všechny tyto dokumenty (nebo jejich kopie) musí být uloženy v jedné složce.
Krok 3
V interní inventuře je nutné vypsat všechny dokumenty, které jsou uloženy v osobním spisu. Dokumenty se ukládají v chronologickém pořadí, jakmile jsou k dispozici. Ve sloupci „Poznámka“interního inventáře je uvedeno, že dokumenty jsou staženy nebo jsou originály nahrazeny kopiemi. Interní inventář je podepsán zaměstnancem, který jej sestavil, s uvedením příjmení, jména, příjmení a data kompilace.
Krok 4
Záznamy, které se vkládají do osobního souboru, se zapisují plnicím perem nebo kuličkovým perem v černé, modré nebo fialové barvě, opravy nejsou povoleny.
Krok 5
Listy osobního spisu zaměstnance a jeho interního inventáře jsou očíslovány samostatně.
Krok 6
Při uzavírání osobního spisu musíte podat prohlášení a nařídit propuštění zaměstnance.
Krok 7
Uchovávají osobní soubory v bezpečí organizace nebo podniku. Vydávají se pro osobní potřebu pouze pro určitou kategorii zaměstnanců, kteří mají přístup k osobním informacím.
Krok 8
Osobní spisy propuštěných zaměstnanců jsou přeneseny do archivního úložiště po dobu 75 let. Osobní soubory podnikových manažerů jsou trvale uloženy.
