V personálních službách organizací, podniků je uloženo velké množství dokumentů: objednávky k pronájmu, poskytování dovolených, převody, odměny, dodatečné platby v hotovosti, propouštění a další. Důležitost uchování těchto dokumentů je dána nutností vést záznamy o dokumentech každého konkrétního zaměstnance. Úkolem správného a rychlého vytvoření dokumentů ve věci je pověřen personál.
Instrukce
Krok 1
Formování případů je umístění provedených dokumentů do případů. Seskupte dokumenty do případů pro každý kalendářní rok, s výjimkou případů, které byly vytvořeny původně a nejsou do jednoho kalendářního roku. Mezi takové případy patří: osobní spisy studentů, zaměstnanců, pracovníků, soudní případy, důchodové případy, anamnéza a další účetní doklady.
Krok 2
Konečné utváření osobních spisů studentů, studentů, postgraduálních studentů by mělo být provedeno po absolvování vzdělávací instituce nebo postgraduálního studia; zaměstnanci a zaměstnanci - při jejich propuštění; anamnéza - po poskytnutí propuštění pacienta; soudní případy - bezprostředně po ukončení procesu a doručení rozhodnutí; případy důchodu - po ukončení vyplácení důchodů.
Krok 3
Při přípravě na archivaci zkombinujte osobní spisy zaměstnanců, kteří byli propuštěni, do osobních spisů, pokud počet listů nepřekročí dvě stě padesát. Totéž platí pro osoby, které vystudovaly vzdělávací instituci. Můžete také vytvořit samostatný osobní soubor jako samostatnou paměťovou jednotku. Toto pravidlo platí pro osobní soubory trvalého úložiště.
Krok 4
Při vytváření osobních souborů zvažte různá období uchování. Pokud jde o případy dlouhodobé a trvalé trvanlivosti, vytvořte je samostatně a zahrňte je také do různých zásob.
Krok 5
Seskupte objednávky personálu do případů podle stanovených lhůt pro uchování. V každém osobním souboru jsou dokumenty zadávány v chronologickém pořadí, tj. Od začátku do konce roku, stejně jako podle data jejich schválení, kompilace, registrace.
Krok 6
Případy, které jsou tvořeny z osobních účtů, osobních karet, pracovních knih, stejně jako z vybavení osobních souborů, jsou systematizovány striktně v abecedním pořadí. Při použití takového vzoru proveďte další objasnění uvedením prvních tří písmen ve jménech osob, kterým byl otevřen osobní spis.
