Likvidace dokumentů je velmi složitý a časově náročný proces. V archivech organizací se zpravidla hromadí spousta dokumentů, které po uplynutí promlčecí doby musí být zlikvidovány, tj. Zničeny. Je velmi důležité správně vyplnit veškerou dokumentaci týkající se zničení archivu. Jedním z hlavních dokumentů je zákon.
Instrukce
Krok 1
Nejprve je třeba poznamenat, že před zničením dokumentů musíte pořídit jejich soupis, to znamená důkladně zkontrolovat všechna data, dostupnost a utajení. Existují dokumenty, které je třeba nejen vyhodit, ale také spálit (nebo zničit ve skartovačce), aby nezveřejnila obchodní tajemství.
Krok 2
Ujistěte se, že jste provedli soupis dokumentace, která má být zlikvidována. Na základě objednávky také určete osoby, které budou zahrnuty do odborné komise. Mezi nimi vyberte předsedu odpovědného za předávání dokumentů do účetního oddělení.
Krok 3
Samotný zákon o nakládání s dokumenty, kterým uplynula promlčecí doba, nemá jednotnou formu. Proto jej můžete sestavit v jakékoli formě.
Krok 4
Nejprve uveďte podrobnosti o organizaci, mohou být umístěny jak v pravém horním rohu, tak v levém. Zde uveďte název organizace podle základních dokumentů, strukturální jednotky, bankovních údajů, adresy a kontaktů.
Krok 5
Mírně dole vpravo napište „Schvaluji“, níže označte manažera a nechte pole pod jeho podpisem a datem kompilace.
Krok 6
Níže uprostřed napište „Zákon o přidělování a zničení dokumentů, jejichž platnost vypršela.“Poté v řádku níže uveďte základ, tj. Pořadí (pořadí) hlavy. Poté uveďte seznam osob odborné komise s uvedením jejich jmen a funkcí.
Krok 7
Pak napište něco jako toto: „Odborná komise podle pokynů (seznam, soupis) přidělila ke zničení dokumenty, které ztratily promlčecí lhůtu.“Dále uveďte údaje ve formě tabulky, která by měla obsahovat sloupce jako pořadové číslo, datum dokladu, název, vysvětlení, počet dokladů, číslo dokladu v inventáři (seznam).
Krok 8
Za tabulkou shrňte, tj. Uveďte počet dokumentů k recyklaci. Zákon musí být dále podepsán všemi členy komise. A předseda musí podepsat, že všechny dokumenty budou předány k recyklaci. Na konec uveďte datum kompilace a vše zalepte modrým razítkem pečeti organizace.
