Dokumenty vstupující do organizace podléhají účetnictví. Úkolem kanceláře je obvykle registrace příchozích dopisů, ale v malých týmech je tato odpovědnost často svěřena sekretáři. Způsob zpracování korespondence je zpravidla podrobně popsán v interních pokynech pro práci v kanceláři. Pokud chybí, musíte při zpracování nových dokumentů dodržovat určité pořadí akcí.
Nezbytné
- - deník registrace příchozí korespondence;
- - razítko "Příchozí dopis".
Instrukce
Krok 1
Přijměte a seřaďte příchozí korespondenci. Je třeba otevřít všechna písmena, kromě těch se speciální značkou, například „Osobně vedoucímu“nebo „Důvěrné“atd. Nepokoušejte se odhodit obálku, nejprve zkontrolujte, zda je v textu uvedena zpáteční adresa. Registrace nevyžaduje účetní doklady (faktury, faktury), gratulace, reklamní materiály.
Krok 2
Zadejte informace o přijatých dopisech do protokolu příchozí korespondence. Může to být elektronické nebo tradiční (papírové). Při vyplňování elektronických formulářů se řiďte doporučeními vývojářů programu. Počítačové systémy usnadňují administrativní práci a pomáhají rychle najít informace, které potřebujete. Důležité je v nich však sjednocení, přísné dodržování pravidel pro zadávání informací, jinak by se dokument mohl v databázi ztratit.
Krok 3
Kupte si tradiční deník v tiskárně nebo si jej uspořádejte sami v zápisníku A4. Hlavním požadavkem je snadné vyhledávání, jasnost a přesnost plnění. Je vhodné vést deník ve formě tabulky s následujícími sloupci: 1. Datum registrace. Zvažte příchozí dopisy v den přijetí a večer je předejte manažerovi ke zvážení, pokud organizace nepřijala jiný postup; Evidenční číslo. Tento atribut dokumentu se skládá z čísla spisu „Příchozí dokumenty“(podle schválené nomenklatury záležitostí organizace) a pořadového čísla (od začátku kalendářního roku) obdrženého dopisu. Například „č. 01-12-273“, kde 01-12 je číslo nomenklatury případu, 273 je jedinečné číslo písmene. Veškerá přijatá korespondence je zaregistrována jednorázově, bez ohledu na počet kopií přijatých později, včetně elektronických; 3. Autor dopisu (organizace, jednotlivec), například „Vstrecha LLC“nebo „Regionální správa, zástupce vedoucího V. S. Sidorov“atd. 4. Předmět dokumentu. Tento sloupec můžete vyplnit informacemi z záhlaví dopisu nebo po přečtení stručně formulovat hlavní myšlenku. Pište tak, abyste si později snadno zapamatovali, o jaký dokument jde, a vysvětlete to svým kolegům. Například „O uzavření smlouvy o přepravních službách“nebo „O poskytování informací o dani z příjmu před 12. 12. 2011“atd.; 5. Vykonavatel. Vyplňte políčko po obdržení víza manažera. Zadejte jméno osoby, která připraví odpověď. Poznamenejte si datum splatnosti zde. Zvýrazněte nebo podtrhněte datum odpovědi na naléhavý dopis. Poznámky. Zde si můžete dělat poznámky o splnění objednávky manažera nebo označit přítomnost důležitých příloh dopisu nebo označit počet kopií, které mají zaměstnanci v práci.
Krok 4
Vyplňte tabulku, jak uznáte za vhodné. Například v obavě o bezpečnost dokumentů zaškrtněte políčko pro podpis dodavatele při obdržení dopisu. Nepřeplňujte však deník a sebe příliš podrobnými položkami. Dokument obsahuje všechny potřebné informace, registrační formuláře pouze pomáhají vysledovat fázi práce na něm.
Krok 5
Na všechna písmena vložte speciální razítko, které označuje typ korespondence - „Příchozí“. Tisk by měl být v pravém dolním rohu první stránky dokumentu. Ujistěte se, že tisk nepřekrývá text. Ručně zadejte sériové číslo a datum přijetí do tiskového řádku.
